Ein abgelaufenes Zertifikat. Eine nicht versicherte Arbeitskraft. Unbegrenzte Haftung.
Personaldienstleister und Recruiting-Agenturen tragen die Compliance-Verantwortung für hunderte oder tausende Arbeitskräfte gleichzeitig. Arbeitserlaubnisprüfungen, Führungszeugnisse, Branchenzertifizierungen, Schulungsnachweise und Versicherungsdokumente - jedes davon hat ein Ablaufdatum, und die meisten Agenturen verfolgen sie noch in Tabellen. ExpiryEdge gibt Ihnen eine Live-Compliance-Matrix über jede Arbeitskraft und löst Erinnerungen aus, bevor etwas abläuft - so wird niemand an einem Tag eingesetzt, an dem die Unterlagen veraltet sind.
Eine Live-Compliance-Matrix über die gesamte Belegschaft
Zertifizierungen, Arbeitserlaubnis, Führungszeugnis und Versicherung pro Arbeitskraft
Erinnerungen gehen direkt an die Arbeitskräfte - sie handeln selbst
Filter nach Kunde, Branche oder Ablauf in den nächsten 30 Tagen
Sofortiger, kundentauglicher Prüfpfad für jede Verlängerung
Kurz erklärt
ExpiryEdge ist Compliance-Software für Personaldienstleister und Recruiting-Agenturen. Sie verfolgt Arbeitserlaubnisdokumente, Führungszeugnisse, Zertifizierungskarten, Schulungsnachweise und Versicherungen für jede vermittelte Arbeitskraft und versendet gestaffelte Erinnerungen - an Ihr Team und an die Arbeitskraft -, bevor etwas abläuft. Arbeitskräfte reichen erneuerte Dokumente selbst über einen Link ohne Konto oder Login ein, und wird eine Datei abgelehnt, öffnet sich nur dieses eine Feld zur Korrektur - nicht die gesamte Einreichung. Sie sehen auf einen Blick, wer für einen bestimmten Kunden einsetzbar ist, und jede Verlängerung erhält einen Zeitstempel für Kunden- oder Behördenprüfungen.
Die Agentur trägt das Risiko, nicht die Arbeitskraft
Ist eine vermittelte Arbeitskraft nicht compliant, stehen Ihr Vertrag und Ihre Haftung auf dem Spiel.
Compliance lebt in einer Tabelle
Ein einzelnes Tabellenblatt mit tausenden Ablaufdaten veraltet in dem Moment, in dem jemand vergisst, es zu aktualisieren - und niemand merkt es, bis ein Kunde anruft.
Kurzfristige Einsätze, keine Zeit zur Prüfung
Eine Position wird kurzfristig frei, und Disponenten hetzen, um zu bestätigen, dass eine Arbeitskraft aktuell ist - und jagen Zertifikaten nach, statt den Einsatz zu besetzen.
Nachweis im Nachhinein unmöglich
Ein Kunde oder eine Behörde fragt, ob eine Arbeitskraft an einem bestimmten Datum ein gültiges Zertifikat besaß. Ohne datierten Nachweis können Sie das nicht sicher beantworten.
Jede Arbeitskraft, jedes Dokument, immer aktuell
CSCS, Führungszeugnis, Arbeitserlaubnis und Versicherung auf einen Blick
Verfolgen Sie jede Karte, Prüfung und jedes Dokument je Arbeitskraft mit eigenem Ablaufdatum. Sehen Sie, wer aktuell ist, bevor er auf die Baustelle geht - nicht erst, wenn ein Kunde es meldet. Filtern Sie nach Ablauf in den nächsten 30 Tagen, nach Branche oder nach Kunde.
CSCS-, IPAF-, PASMA-, SIA- und Branchenkarten
Verlängerungsintervalle für Arbeitserlaubnis und Führungszeugnis
Versicherung für Subunternehmer und Selbstständige
Den Anstoß an die Arbeitskraft senden, nicht nur ans Team
Verlängerungserinnerungen gehen direkt per SMS, WhatsApp oder E-Mail an die Arbeitskraft, mit einem Dokumentenerfassungs-Link - kein Konto oder Login nötig. Sie öffnen ihn, laden das neue Zertifikat hoch, und die Datei landet im Datensatz, während Ihr Team benachrichtigt wird. Wird ein Dokument abgelehnt, öffnet sich nur dieses Feld zur Korrektur, sodass die Arbeitskraft nie alles neu einreichen muss.
Erinnerungen direkt an die Arbeitskraft auf ihrem Kanal
Dokumentenerfassungs-Link ohne Login
Feldbezogene Ablehnung öffnet nur diesen einen Punkt
Wissen, wer für welche Arbeitskraft und welches Dokument zuständig ist
Weisen Sie Arbeitskräfte und Dokumenttypen Disponenten und Compliance-Verantwortlichen zu, damit nichts unbetreut bleibt. Jede(r) Verantwortliche sieht die eigene Zuständigkeit; die Geschäftsleitung sieht die gesamte Belegschaft in einer Ansicht zusammengefasst.
Namentlich benannte(r) Verantwortliche(r) pro Arbeitskraft oder Dokumenttyp
Rollenbasierter Zugriff für Disponenten und Verantwortliche
Zusammenfassung für die Geschäftsleitung über die gesamte Agentur
In drei Schritten live über Ihre gesamte Belegschaft
Arbeitskräfte und ihre Dokumente erfassen
Importieren Sie bestehende Datensätze oder erfassen Sie sie einzeln. Hinterlegen Sie jede Zertifizierung, Prüfung und jedes Dokument mit Ablaufdatum und laden Sie das aktuelle Zertifikat hoch.
Erinnerungen gehen automatisch raus
Ihr Compliance-Team erhält Vorlaufwarnung vor anstehenden Abläufen; Arbeitskräfte erhalten ihre eigene Erinnerung zum Verlängern und erneuten Hochladen. Kein manuelles Nachhaken.
Verlängerungen protokollieren, Nachweis wächst
Jede Aktualisierung erhält einen Zeitstempel und wird gespeichert. Fragt ein Kunde oder eine Behörde, ob eine Arbeitskraft an einem Datum aktuell war, zeigen Sie es sofort.
Gebaut für alle, die die Agentur compliant halten
Compliance-Manager(in)
Stellt sicher, dass jede vermittelte Arbeitskraft vor dem Einsatz aktuelle Unterlagen hat. Braucht eine Live-Ansicht über die gesamte Belegschaft - keine Tabelle, die aktualisiert wird, wenn jemand daran denkt.
Disponent(in) / Recruitment Consultant
Muss sofort wissen, ob eine Arbeitskraft compliant ist, bevor sie vermittelt wird. Verschwendet aktuell Zeit mit dem Nachjagen von Zertifikaten, wenn ein Einsatz kurzfristig ansteht.
Geschäftsführer(in) der Agentur
Trägt die letztliche Haftung, wenn eine nicht compliant vermittelte Arbeitskraft einen Vorfall verursacht oder ein Kundenvertrag verletzt wird. Braucht einen systematischen, belegbaren Compliance-Prozess statt eines, der vom Gedächtnis abhängt.
Am häufigsten: Arbeitserlaubnisdokumente (Reisepässe, Visa, biometrische Aufenthaltstitel), Führungszeugnisse, Branchenzertifizierungskarten (CSCS, IPAF, PASMA, SIA), branchenspezifische Schulungsnachweise (Lebensmittelhygiene, manuelle Handhabung, Erste Hilfe), Berufsregistrierungen (z. B. für Gesundheitsberufe), Betriebs- und Haftpflichtversicherung für Subunternehmer sowie laufende Schulungs- oder Einweisungsnachweise, die von bestimmten Kunden gefordert werden.
Ja. Arbeitskräfte erhalten eine Erinnerung über ihren bevorzugten Kanal - SMS, WhatsApp oder E-Mail. Die Erinnerung enthält einen Link, um das erneuerte Zertifikat direkt hochzuladen. Das Dokument landet direkt im Datensatz, und Ihr Team wird benachrichtigt. Compliance erfordert nicht, dass ein Disponent Dokumente manuell einsammelt und ablegt.
Nein. Arbeitskräfte öffnen einfach den Link, den Sie senden - es gibt keine Registrierung, kein Login und keine App zu installieren. Wird ein Dokument abgelehnt, etwa wegen eines unleserlichen Fotos oder einer abgelaufenen Seite, öffnet sich nur dieser eine Punkt zur Korrektur, nicht die gesamte Einreichung.
Ja. Sie können Arbeitskräfte nach Kunde, Branche oder Einsatzstatus kennzeichnen. Filtern Sie das Compliance-Dashboard nach jedem dieser Kriterien, um zu sehen, wer die Anforderungen eines bestimmten Kunden erfüllt. Fordert ein Kunde spezifische Zertifizierungen, sehen Sie genau, wer die Kriterien erfüllt und wer vor der Vermittlung eine Verlängerung braucht.
Sie legen einen Erinnerungsplan fest - zum Beispiel 90 Tage und 30 Tage vor Ablauf. Ihr Compliance-Team erhält die Warnung weit im Voraus, und die Arbeitskraft wird direkt erinnert. Kann sie kein aktualisiertes Dokument rechtzeitig vorlegen, wissen Sie es, bevor sie eingesetzt wird - nicht erst, wenn ein Kunde anruft. Überfällige Posten werden markiert, damit niemand versehentlich eingesetzt wird.
Ja. ExpiryEdge versieht jeden Dokumenten-Upload, jede Verlängerung und jede Statusänderung mit Zeitstempel und der ausführenden Person. Sie exportieren eine vollständige Historie für jede Arbeitskraft oder jeden Kunden, die genau zeigt, welche Zertifizierungen an einem bestimmten Datum gültig waren - der Nachweis, den ein Kundenaudit oder eine Behördenprüfung braucht.
Die meisten Agenturen sind schnell startklar: bestehende Datensätze aus einer Tabelle importieren, Erinnerungspläne konfigurieren und das Team einladen. Automatisierte Erinnerungen erhalten Sie sofort. ExpiryEdge bietet eine 14-tägige kostenlose Trial-Phase mit vollem Funktionsumfang - keine Kreditkarte erforderlich.
Den Compliance-Status jeder Arbeitskraft kennen. Bevor ein Kunde fragt.
Kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.