Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für ExpiryEdge ist die A2E Digital, ein in Deutschland registriertes Unternehmen. Vollständige Kontakt- und Registerangaben finden Sie in unserem Impressum, das auch die für Datenschutzfragen zuständige Person nennt. Sie erreichen uns direkt unter support@expiryedge.com.

Wenn Sie sich in der EU/im EWR befinden und der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeitet haben, haben Sie das Recht, sich bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, oder bei der für unseren Registrierungssitz zuständigen deutschen Behörde (siehe Impressum).

Wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Dienste nutzen, können wir bestimmte Informationen über Sie erheben, darunter:

• Personenbezogene Daten: Dazu können Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Zahlungsdaten sowie alle weiteren Angaben gehören, die Sie uns bei der Registrierung eines Kontos, beim Abschluss eines Abonnements oder bei der Kontaktaufnahme über unsere Website mitteilen.

• Nutzungsdaten: Wir können Informationen darüber erheben, wie Sie unsere Website und Dienste nutzen, darunter Ihre IP-Adresse, Ihren Browsertyp, besuchte Seiten und die von Ihnen angeklickten Links.

• Cookies: Wir können Cookies und ähnliche Tracking-Technologien einsetzen, um Informationen über Ihr Nutzungsverhalten zu erfassen. Sie können die Verwendung von Cookies über Ihre Browser-Einstellungen steuern.

Wir verwenden die von uns erhobenen Daten für folgende Zwecke:

1. Um unsere abonnementbasierten Dienste bereitzustellen, zu betreiben und zu verbessern.

2. Um Ihre Nutzererfahrung zu personalisieren und Ihnen relevante Benachrichtigungen zu Abläufen und Fälligkeitsdaten bereitzustellen.

3. Um mit Ihnen zu kommunizieren, unter anderem durch Service-E-Mails sowie die in Abschnitt 4 beschriebenen Onboarding- und Produkt-E-Mails, die Sie jederzeit abbestellen können.

4. Um die Nutzung unserer Website und Dienste zu analysieren und deren Leistung und Funktionalität zu verbessern.

5. Um Ihre Transaktionen zu verarbeiten und Ihre Abonnements zu verwalten.

Service-E-Mails: Wir senden E-Mails, die für den Betrieb Ihres Kontos erforderlich sind: Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen, Hinweise zu Abrechnung und Zahlung sowie die von Ihnen eingerichteten Ablauferinnerungen. Diese sind Teil des von Ihnen genutzten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ihre Erinnerungseinstellungen können Sie jederzeit ändern.

Onboarding- und Produkt-E-Mails: Wenn Sie eine Testphase beginnen oder Kunde werden, senden wir Ihnen eine begrenzte Anzahl von E-Mails, die Ihnen bei der Einrichtung von ExpiryEdge helfen, Sie auf das bevorstehende Ende Ihrer Testphase oder Ihres Tarifs hinweisen und Sie gelegentlich über passende Funktionen oder Angebote von ExpiryEdge informieren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, bestehenden Nutzern den Nutzen des Produkts näherzubringen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und für werbliche Inhalte die Ausnahme für Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG. Wir verwenden dafür nur die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Registrierung angegeben haben, und nur für eigene ähnliche Produkte und Leistungen.

Ihr Widerspruchsrecht: Sie können diesen E-Mails jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails oder per E-Mail an support@expiryedge.com. Wir stellen den Versand dann sofort ein und speichern lediglich einen Vermerk über Ihren Widerspruch, damit Sie keine weiteren E-Mails erhalten.

Welche Daten wir dafür nutzen: Damit Sie die passende E-Mail zum richtigen Zeitpunkt erhalten, speichern wir in unserem CRM Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, Land und Zeitzone (abgeleitet aus den Einstellungen Ihrer Organisation), Ihren Kontostatus (z. B. Testphase, abgelaufen oder zahlend), die Enddaten von Testphase und Tarif, die Anzahl der Personen in Ihrer Organisation sowie eine kurze Zusammenfassung Ihrer Nutzung: wie viele Ablaufeinträge Sie haben, wie viele davon in den nächsten 90 Tagen fällig werden und das Datum des nächsten. Die Inhalte Ihrer Einträge, Dokumente oder Kontakte übertragen wir nicht in das CRM.

Kein Öffnungs- oder Klick-Tracking: Unsere E-Mails enthalten keine Zählpixel, und wir erfassen nicht, ob Sie eine E-Mail öffnen oder welche Links Sie anklicken. Links auf unsere Website können allgemeine Kampagnen-Kennzeichen enthalten (z. B. utm_source=hs_automation), die nur zeigen, dass ein Besuch aus einer unserer E-Mails kam, nicht aber, wer Sie sind. Unsere Website-Analyse wertet diese Kennzeichen nur aus, wenn Sie Analyse-Cookies akzeptiert haben.

Demo-Termine und Support: Wenn Sie über unsere Buchungsseite einen Termin vereinbaren oder den Support kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen gemachten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Nachricht und gewählter Termin), um den Termin zu organisieren oder Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der Buchungskalender auf unserer Website ist von HubSpot eingebettet: Beim Laden verbindet sich Ihr Browser mit HubSpot-Servern in der EU, die Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten erhalten, und HubSpot kann Cookies setzen, die für die Funktion des Kalenders erforderlich sind. Wir nutzen den eingebetteten Kalender auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer einfachen Online-Terminbuchung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und, für die Speicherung auf Ihrem Endgerät, die für die von Ihnen gewünschte Buchung unbedingt erforderlich ist, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Alternativ können Sie einen Termin auch per E-Mail an support@expiryedge.com vereinbaren.

Anbieter: Für unser CRM, diese E-Mails, Support-Tickets und Terminbuchungen nutzen wir HubSpot (HubSpot Ireland Ltd.; Speicherung im EU-Rechenzentrum von HubSpot) als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Siehe unsere Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Kontodaten und Einträge: solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung Ihres Kontos bzw. Ihrer Organisation löschen oder anonymisieren wir diese Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; verbleibende Kopien in Datensicherungen werden im regulären Sicherungszyklus überschrieben.

• CRM- und Marketingdaten: solange Sie ein Konto haben oder mit uns in Kontakt stehen, und höchstens 24 Monate nach Ihrer letzten Aktivität; danach löschen wir sie oder behalten nur einen Vermerk über einen etwaigen Widerspruch gegen E-Mails.

• Widerspruchs- (Abmelde-)Vermerke: so lange, wie es erforderlich ist, um Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten.

• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: bis zu 10 Jahre, wie es das deutsche Handels- und Steuerrecht vorschreibt (insbesondere § 257 HGB und § 147 AO).

• Support-Anfragen: bis zu 3 Jahre nach Abschluss der Anfrage (regelmäßige Verjährungsfrist).

• Server- und Sicherheitsprotokolle: in der Regel bis zu 30 Tage.

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer Daten ernst und haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um sie vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Vernichtung zu schützen. Alle sensiblen Informationen, einschließlich Zahlungsdaten, werden verschlüsselt und sicher übertragen.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie nur an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb von ExpiryEdge unterstützen (Hosting, Zahlungsabwicklung, E-Mail- und SMS-Versand, CRM und Support, KI-gestützte Dokumentenauswertung, Analyse), jeweils gebunden durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag - die vollständige, namentliche Liste finden Sie unter Unterauftragsverarbeiter. Einige dieser Anbieter befinden sich außerhalb der EU/des EWR, unter anderem in den USA; in diesen Fällen stützen wir uns auf anerkannte Garantien wie das EU-US Data Privacy Framework und/oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Nach der DSGVO und vergleichbaren Gesetzen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Herausgabe einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, auf Widerspruch gegen oder Einschränkung bestimmter Verarbeitungen sowie auf jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung, ohne dass die bisherige Verarbeitung dadurch unrechtmäßig wird. Nutzen Sie hierfür unsere Selbstbedienungs-Tools - unter Einstellungen → Datenschutz & Daten in Ihrem ExpiryEdge-Konto können Sie Ihre Daten herunterladen oder die Löschung Ihres Kontos beantragen - oder schreiben Sie an support@expiryedge.com. Werbe-E-Mails können Sie über den Abmeldelink in jeder solchen E-Mail abbestellen, Cookies verwalten Sie jederzeit über unsere Cookie-Richtlinie. Zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde siehe Abschnitt 0 oben.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Etwaige Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht, und das Datum der letzten Aktualisierung wird entsprechend angepasst. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um darüber informiert zu bleiben, wie wir Ihre Daten schützen.

Wenn Sie Fragen oder Anliegen zu unserer Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter support@expiryedge.com.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten. Soweit eine Verarbeitung Ihre Einwilligung erfordert (z. B. Analyse-Cookies), holen wir diese gesondert ein; Sie können sie jederzeit widerrufen.