Zertifikate Ihrer Mitarbeitenden - Sie sehen, wer heute arbeiten darf.

Ein Zertifikat gehört einer Person. Ein Erste-Hilfe-Nachweis, eine Sicherheitsunterweisung, ein Staplerschein oder eine Pflegezulassung wird von einer einzelnen Person erworben, läuft an ihrem Datum ab und wandert mit ihr zum nächsten Arbeitgeber. Eine Betriebs- oder Berufslizenz gehört einer Einheit - dem Unternehmen, der Praxis, der Niederlassung - und wird von einer Kammer, einer Kommune oder einer Aufsichtsbehörde erteilt. Beide scheitern auf unterschiedliche Weise, deshalb trennt ExpiryEdge sie: Zertifikate bei Personen, Lizenzen und Registrierungen beim Unternehmen. Die meisten Teams führen beides, angetrieben von derselben Erinnerungslogik.

Alles, was eine Person besitzt und ein Ablaufdatum hat. Häufig sind das: Erste Hilfe, Wiederbelebung und AED, Arbeitssicherheitsunterweisungen, Stapler-, Hubarbeitsbühnen- und IPAF-Scheine, Höhenarbeits- und Befahrscheine, Gewerbe- und Fachkundenachweise, Lebensmittelhygiene- und Allergenschulungen, Brandschutzhelfer, klinische Qualifikationen wie BLS, ACLS und Pflegezulassungen, arbeitsmedizinische Untersuchungen, Führungszeugnisse, Arbeitserlaubnisse und Visa-Ablaufdaten sowie jährliche Auffrischungen. Eigene Zertifikatstypen für Branchenspezifisches legen Sie selbst an.

Früh genug, um den Kurs zu buchen. Rechnen Sie vom Kurs aus, nicht vom Zertifikat: der nächste freie Erste-Hilfe-Kurs liegt oft Wochen entfernt, umfangreiche Sicherheitsunterweisungen müssen um Schichten herum geplant werden, und klinische Fortbildungspunkte müssen vor der Einreichung vorliegen. Voreingestellt sind 90, 60, 30 und 7 Tage vor Ablauf; bei Zertifikatstypen mit langem Vorlauf ziehen Sie die erste Erinnerung auf 120 Tage vor.

Ja. Nachweise lassen sich für Mitarbeitende, Nachunternehmer, Zeitarbeitskräfte und Selbstständige in derselben Matrix hinterlegen. Standorte, an denen jede anwesende Person unabhängig vom Arbeitgeber nachgewiesen sein muss, prüfen damit die Einsatzfähigkeit vor der Anreise statt am Tor.

Der Datensatz bleibt, die Verantwortung wandert. Die ausgeschiedene Person wird mit ihrer vollständigen Zertifikatshistorie archiviert - genau das brauchen Sie, wenn ein späteres Audit ihren Beschäftigungszeitraum umfasst. Alles, was sie betreut hat - Verlängerungen anderer, der Auffrischungsplan eines Teams - wird mit einem Klick neu zugewiesen, und die Erinnerungskette läuft ohne Lücke weiter. Genau daran scheitern Tabellen und Kalender: Die Erinnerungen gehörten der Person, die gegangen ist.

Das legen Sie je Zertifikatstyp fest. Üblich ist, Inhaber(in) und direkte Führungskraft gemeinsam zu benachrichtigen - über die Kanäle, die sie nutzen: E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams. Verstreicht das Ablaufdatum ohne erfasste Verlängerung, eskaliert ExpiryEdge an eine übergeordnete Stelle, etwa die HSE- oder HR-Leitung.

Ja. Filtern Sie die Matrix nach Zertifikat, Team, Rolle oder Standort, und Sie erhalten die Liste aller Personen, die es aktuell besitzen - alles, was innerhalb Ihres Zeitfensters abläuft, ist markiert. Schichtleitungen nutzen das vor der Dienstplanveröffentlichung, Projektleitungen vor der Mobilisierung einer Kolonne.

Jedes Zertifikat, jede Verlängerung, jede Erinnerung und jede Eskalation ist zeitgestempelt, und das Dokument selbst liegt am Datensatz. Exportieren Sie einen Zertifizierungsbericht nach Person, Team, Standort oder gesamter Organisation als CSV, PDF oder XLSX. Weil das Protokoll den Stand jedes Datensatzes zu einem bestimmten Datum zeigt, beantworten Sie auch die schwierigere Prüffrage: nicht nur „ist diese Person heute qualifiziert", sondern „war sie es am Tag der Arbeit".

Gruppieren Sie Personen nach Standort, Region, Projekt oder Kostenstelle. Jede Standortleitung sieht die Bereitschaft ihres eigenen Standorts, die Zentrale die Gesamtübersicht - gefiltert nach Zertifikatstyp oder danach, was in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen abläuft. Ist ein Nachweis regional gebunden, etwa eine Berufszulassung oder eine landesspezifische Fachkarte, wird er je Person und je Rechtsraum geführt: Wer in zwei Ländern zugelassen ist, hat zwei Datensätze mit zwei Ablaufdaten.

Bestehende Zertifikatslisten importieren Sie in einem Durchgang aus einer Tabelle, hängen die aktuellen Dokumente an und legen den Erinnerungsrhythmus je Zertifikatstyp fest. Die meisten Teams haben noch am selben Vormittag eine Live-Matrix. Ein 14-tägiger kostenloser Test mit vollem Zugriff ist verfügbar, keine Kreditkarte erforderlich.