Behalten Sie im Blick, was abläuft. Erinnern Sie die richtige Person ans Handeln.

ExpiryEdge verfolgt jeden fristgebundenen Posten, den Ihr Unternehmen verwalten muss: berufliche Lizenzen und Zertifizierungen, Verträge und Dienstleistungsvereinbarungen, Versicherungspolicen, Genehmigungen und behördliche Zulassungen, SaaS-Abo-Verlängerungen, SSL-Zertifikate und Domain-Verlängerungen, Arbeitsvisa und Aufenthaltstitel, Fahrzeugzulassungen, Garantien, Wartungspläne für Anlagen sowie die Erneuerung von Führungszeugnissen. Wenn es ein Fälligkeitsdatum hat und ein Verpassen Konsequenzen nach sich zieht, erfasst ExpiryEdge es und erinnert Sie automatisch.

Sie legen den Zeitplan fest, den Rest übernimmt ExpiryEdge. Die meisten Teams richten Erinnerungen 90, 30 und 7 Tage sowie 1 Tag vor dem Ablaufdatum ein - genug Vorlauf, um zu handeln, ohne Postfächer zu überfluten. Sie können die Intervalle je nach Posten anpassen: Eine Vertragsverlängerung braucht vielleicht 90 Tage Vorlauf, eine Domain-Verlängerung reichen oft 14 Tage. Erinnerungen gehen per E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams raus - je nachdem, welchen Kanal Ihr Team tatsächlich nutzt.

ExpiryEdge versendet Ablauferinnerungen per E-Mail, SMS und WhatsApp - und kann zusätzlich Benachrichtigungen per Webhook an Slack- oder Microsoft-Teams-Kanäle senden. Jeder Kontakt in Ihrem System hat individuelle Opt-in-Einstellungen pro Kanal, sodass ein Außendienstmitarbeiter etwa SMS erhält, während eine Büroleitung E-Mail und Slack bekommt. Sie können einen einzelnen Kanal nutzen oder alle zusammen für die kritischsten Posten.

Eine Ablauferinnerung sagt Ihnen, dass etwas bald abläuft - eine Lizenz, ein Vertrag, eine Police. Eine Workflow-Checkliste kommt zum Einsatz, wenn der Ablauf einen Prozess auslöst: eine Abfolge von Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen. Läuft zum Beispiel die Zertifizierung eines Mitarbeitenden ab, müssen Sie vielleicht: (1) bestätigen, dass eine Nachschulung gebucht wurde, (2) das neue Zertifikat hochladen lassen, (3) es von einer Führungskraft prüfen lassen, (4) den Datensatz aktualisieren. Diese Abfolge ist ein Workflow. ExpiryEdge deckt beides ab - die Erinnerung löst aus, und die Checkliste stellt sicher, dass jeder Verlängerungsschritt erledigt und protokolliert wird.

Jeden Prozess, den Ihr Team regelmäßig wiederholt. Häufige Beispiele: Onboarding neuer Mitarbeitender (mit zugewiesenen Schritten für IT, Personalabteilung und Vorgesetzte), monatliche Arbeitsschutz-Prüfungen, vierteljährliche Lieferantenvertrags-Reviews, jährliche Vorbereitung auf ISO-Audits, Kunden-Onboarding-Abläufe, Wartungsabnahmen für Anlagen und Schichtübergaben. Sie erstellen die Checklisten-Vorlage einmal und führen sie dann beliebig oft aus - jeder Durchlauf wird unabhängig mit eigenem Abschlussprotokoll erfasst.

Ja. Sie können einen Ablauf-Datensatz mit einer Checkliste verknüpfen, sodass beim Auslösen einer Erinnerung automatisch der zugehörige Verlängerungs- oder Compliance-Prozess startet. Läuft zum Beispiel eine Lebensmittelsicherheits-Genehmigung in 60 Tagen ab, kann ExpiryEdge gleichzeitig die Ablauferinnerung an die zuständige Person senden und die Checkliste zur Genehmigungsverlängerung starten - mit jedem Schritt der richtigen Person und eigener Frist sowie Benachrichtigung zugewiesen.

Jede Aktion in ExpiryEdge wird mit Zeitstempel protokolliert: jede versendete Ablauferinnerung (Kanal, Empfänger, Zeitpunkt), jeder erledigte Checklistenschritt (wer, wann), jedes hochgeladene Dokument und jeder Verantwortlichkeitswechsel. Bei einem Compliance-Audit können Sie genau zeigen, wann Sie über einen bevorstehenden Ablauf informiert wurden, wer zuständig war, welche Schritte unternommen wurden und wann die Verlängerung abgeschlossen war - ohne E-Mail-Verläufe oder Tabellen-Historien durchsuchen zu müssen.

Kalendererinnerungen sind persönlich - sie benachrichtigen nur eine Person und hinterlassen keinen gemeinsamen Datensatz. Tabellen müssen manuell gepflegt werden, erfordern einzelne E-Mails und hoffen, dass nichts durchrutscht. ExpiryEdge ist unternehmensweit angelegt: Es benachrichtigt jeden zugewiesenen Kontakt über mehrere Kanäle, verfolgt, wer reagiert hat und wer nicht, erzwingt Abschluss-Checklisten, damit jeder Verlängerungsschritt erledigt wird, und führt ein durchsuchbares Prüfprotokoll. Verlässt jemand das Unternehmen, bleiben dessen Ablauf-Datensätze und Verlängerungshistorie im System erhalten.

Ja. Jedem Ablauf-Datensatz können ein oder mehrere Kontakte zugewiesen werden - alle erhalten die konfigurierten Erinnerungen über ihre bevorzugten Kanäle. Bei Workflow-Checklisten können einzelne Schritte unterschiedlichen Personen zugewiesen werden: Schritt 1 dem Mitarbeitenden, Schritt 2 der Personalabteilung, Schritt 3 einer Führungskraft. ExpiryEdge verfolgt den Abschluss pro Person und kann bei überfälligen Schritten automatisch an eine vorgesetzte Person eskalieren, damit nichts bei jemandem hängen bleibt, der die Benachrichtigung noch nicht gesehen hat.

Ja - für alles Termingebundene. ExpiryEdge bietet einen Compliance-Kalender mit jeder behördlichen Frist, Lizenz und Zertifizierung an einem Ort, automatische Erinnerungen nach dem Zeitplan Ihres Unternehmens, benannte Verantwortliche pro Datensatz und einen mit Zeitstempel versehenen Prüfpfad, den Sie für Auditoren als CSV, PDF oder XLSX exportieren können. Was es nicht ist: eine GRC-Suite zur Richtlinienerstellung - es ist die operative Ebene, die dafür sorgt, dass terminierte Pflichten tatsächlich rechtzeitig erledigt werden.

Vier Mechanismen greifen ineinander. Jede Verpflichtung liegt in einem einzigen Register mit benannter Verantwortung, sodass nichts vom Erinnerungsvermögen einzelner Personen abhängt. Verlängerungserinnerungen lösen nach Ihrem festgelegten Zeitplan aus - per E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Teams - und eskalieren bei Überfälligkeit an eine Führungskraft. Dokumentenanfragen erinnern Lieferanten und Mitarbeitende automatisch, bis die erneuerten Unterlagen zurückkommen. Und wiederkehrende Checklisten halten Routineaufgaben am Laufen, selbst wenn die zuständige Person wechselt.