Jeder Neuzugang braucht dieselben Schritte - erledigt vor Tag eins.

US-Arbeitgeber müssen für jeden nach dem 6. November 1986 eingestellten Mitarbeitenden ein Form I-9 ausfüllen. Abschnitt 1 (Erklärung des Mitarbeitenden) muss am ersten Arbeitstag abgeschlossen sein. Abschnitt 2 (Dokumentenprüfung durch den Arbeitgeber) muss innerhalb von drei Werktagen nach dem Starttermin abgeschlossen sein. Das Formular muss drei Jahre nach dem Einstellungsdatum ODER ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden - je nachdem, was später eintritt. Bei Mitarbeitenden mit befristeter Arbeitsberechtigung ist eine Supplement-B-Reverifizierung erforderlich, bevor die bestehende Berechtigung erlischt. Im Vereinigten Königreich muss die entsprechende Right-to-Work-Prüfung vor Beginn der Beschäftigung erfolgen; bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 20.000 £ pro nicht berechtigt beschäftigter Person.

Sobald Sie das Arbeitsberechtigungsdokument eines Mitarbeitenden mit dessen Ablaufdatum erfassen, terminiert ExpiryEdge Erinnerungen zur Supplement-B-Reverifizierung 60 und 30 Tage vor Ablauf. Die Erinnerung geht an HR mit Name des Mitarbeitenden, ablaufendem Dokument und einer Checkliste, was einzureichen ist. Wird die Reverifizierung nicht abgeschlossen, eskaliert der Workflow an die HR-Leitung. Eine abgelaufene EAD mitten im Abrechnungszeitraum entdecken Sie so nicht mehr zufällig.

In den USA beginnen die zivilrechtlichen ICE-Bußgelder für I-9-Formfehler bei 281 $ und steigen bei erstmaligen Verstößen auf über 2.861 $ pro betroffenem Mitarbeitenden. Bei wissentlicher Beschäftigung ohne Berechtigung liegen die Strafen im fünfstelligen Bereich pro Person. Im Vereinigten Königreich kann das Home Office ein Bußgeld von bis zu 20.000 £ pro nicht berechtigt beschäftigter Person verhängen, zuzüglich strafrechtlicher Risiken. Die Strafen gelten auch dann, wenn die Person tatsächlich arbeitsberechtigt war - die Prüfung musste trotzdem durchgeführt und dokumentiert werden.

Jeden Schritt mit Frist und Verantwortlichem. Der übliche Umfang: Form I-9 / Arbeitsberechtigung, Arbeitsvertrag / Angebotsschreiben, E-Verify-Fall (falls erforderlich), Führungszeugnis oder Background-Check, bundesstaatliche Meldung neuer Mitarbeitender, Pflichteinweisung und Schulung zu Belästigung am Arbeitsplatz, OSHA- oder rollenspezifische Sicherheitsschulung, Lebensmittelhygiene- oder Gesundheitsausweis (falls erforderlich), Ausgabe von Ausrüstung und PSA, System- / SSO-Zugang, Einrichtung der Lohnabrechnung sowie jede rollenspezifische Zertifizierung. Sie erstellen den Workflow einmal pro Rolle und Bundesstaat und wenden ihn dann automatisch auf jeden Neuzugang an.

Ja. Offboarding hat eigene Compliance-Anforderungen - allen voran den Entzug von System- und SSO-Zugängen am letzten Arbeitstag (der häufigste SOC-2-Befund überhaupt), die Rückgabe von Firmeneigentum, den Abschluss der letzten Abrechnungsschritte und die Aktualisierung von Begünstigten- oder Compliance-Datensätzen. ExpiryEdge verfolgt Offboarding mit derselben Struktur aus Frist und Verantwortlichem wie Onboarding, damit beim Austritt nichts offenbleibt.

Ja. Jeder Schritt ist der verantwortlichen Person zugewiesen: HR verantwortet I-9, IT verantwortet SSO, die Führungskraft vor Ort gibt die Schulung frei, die Sicherheitsbeauftragte entzieht am Tag 0 des Offboardings den Zugang. Jede(r) Verantwortliche erhält Erinnerungen nur für die eigenen Schritte. Wird ein Schritt nicht bis zur Frist abgeschlossen, erhält die zuständige Person eine Erinnerung, und bei Erreichen der konfigurierten Schwelle geht eine Eskalationswarnung an die Führungskraft.

BambooHR, Rippling und ähnliche HRIS-Plattformen decken den gesamten HR-Stack ab - Lohnabrechnung, Abwesenheiten, Leistungsbeurteilung, Onboarding - und starten bei etwa 6-12 $ pro Mitarbeitendem und Monat. ExpiryEdge ist gezielt auf die Frist- und Dokumentenebene der Compliance ausgelegt: jede I-9-Reverifizierung, jede Zertifizierungserneuerung, jede wiederkehrende Schulung. Die meisten Kunden setzen ExpiryEdge parallel zu ihrem HRIS ein, um genau die Lücke zu schließen, die klassische HRIS-Tools bei während der Beschäftigung ablaufenden Qualifikationen offenlassen.

Ja. HR versendet einen Link zur Dokumentenerfassung für Angebotsschreiben, Ausweis, W-4/W-9 und alle Zertifizierungen, und der oder die Neuzugang öffnet ihn und lädt hoch oder unterschreibt elektronisch - ganz ohne Registrierung, Login oder App-Installation. Lehnt HR ein Feld ab - etwa weil beim W-4 die Unterschrift fehlt -, öffnet sich nur dieses Feld erneut zur Korrektur; der Rest der Einreichung bleibt erhalten.