Das Dokument liegt schon bereit, wenn die Frist naht.
Laden Sie Verträge, Zertifikate, Versicherungspolicen und Genehmigungen direkt zusammen mit ihrem Ablaufdatum hoch. Löst eine Verlängerungserinnerung aus, ist die aktuelle Version bereits angehängt - bereit zum Verlängern, Teilen oder Einreichen. Kein Durchsuchen von E-Mail-Verläufen oder geteilten Laufwerken, wenn eine Frist ansteht.
Jedes Dokument bei der zugehörigen Frist gespeichert
Dokumente direkt mit Fristendatensätzen verknüpft
Verschlüsselte Cloud-Speicherung mit rollenbasiertem Zugriff
Ordnerstruktur, die Ihr Unternehmen abbildet
Sammelexport per Klick für Audits
Kurz erklärt
Die Dokumenten-Ablaufverwaltung speichert jede Compliance-Datei - Vertrag, Zertifikat, Genehmigung oder Erlaubnis - im selben Datensatz wie die zugehörige Frist. In ExpiryEdge gehören Dokument und Ablaufdatum zusammen, sodass beim Auslösen einer Verlängerungserinnerung die aktuelle Version bereits angehängt ist. Dateien sind verschlüsselt, der Zugriff ist rollenbasiert, und jede Auswahl lässt sich per Klick als Audit-Paket exportieren. Das gilt für Dokumente, die Ihr Team bereits besitzt - brauchen Sie ein Dokument von jemandem außerhalb Ihrer Organisation (Anbieter, Mieter oder Kunde), nutzen Sie stattdessen die Dokumentenerfassung.
Dokumente genau dort angehängt, wo sie hingehören
Laden Sie Dateien direkt zu jedem Fristendatensatz hoch, damit das zugehörige Dokument nur einen Klick entfernt ist - bei der Verlängerung und beim Audit.
Vertrag, Zertifikat oder Police direkt an die zugehörige Frist anhängen.
Die Datei und ihre Frist an einem Ort
Jede Datei an ihren Fristendatensatz anhängen
Fügen Sie PDFs, Bilder, Word-Dokumente und Tabellen zu jedem Datensatz hinzu - bei Bedarf den unterschriebenen Vertrag und den zugehörigen Anhang gemeinsam. Dokument und Frist sind dauerhaft verknüpft, sodass die richtige Datei immer am richtigen Ort ist.
PDFs, Bilder, .docx, .xlsx unterstützt
Mehrere Dateien pro Datensatz
Ordner nach Abteilung, Standort oder Anbieter
Datensatz öffnen, Dokument lesen, entscheiden
Löst eine Verlängerungserinnerung aus, durchsuchen Sie kein geteiltes Laufwerk - die aktuelle Version ist bereits angehängt. Laden Sie die neue Datei in denselben Datensatz hoch, und Ablaufdatum, Dokument und Erinnerungsrhythmus wandern gemeinsam in den nächsten Zyklus.
Aktuelle Version immer im Datensatz
Neue Datei ersetzt bei Verlängerung die alte
Erinnerungssequenz startet automatisch neu
Ein zeitgestempelter Nachweis hinter jedem Dokument
Jeder Upload, jede Ansicht und jede Aktualisierung wird mit Wer und Wann protokolliert. Kommt der Prüfer, exportieren Sie Dokumente und Zugriffshistorie gemeinsam als ein Audit-Paket - kein nachträgliches Ordner-Zusammenstellen am Abend vorher.
Wer auf jede Datei zugegriffen und sie aktualisiert hat
Unveränderlicher, zeitgestempelter Verlauf
Sammelexport per Klick als CSV oder PDF
Wer die Dokumenten-Ablaufverwaltung nutzt
Rechts- und Vertragsteams
Keine Stunde mehr mit der Suche nach der unterschriebenen Vereinbarung vor einer Verlängerung. Das Dokument hängt am Datensatz - Posten öffnen, Vertrag lesen, entscheiden.
HR-Manager
Mitarbeiterzertifizierungen, Gewerbeerlaubnisse und Ausweisdokumente zusammen mit ihrem Ablaufdatum speichern. Löst eine Erinnerung aus, ist das aktuelle Zertifikat zur Aktualisierung bereit.
Compliance-Verantwortliche
Bauen Sie eine auditfertige Bibliothek auf. Jede Genehmigung, Erlaubnis und Zertifizierung - samt Verlängerungshistorie - ist nur einen Klick entfernt, wenn der Prüfer kommt.
Operations-Manager
Prüfzertifikate, Auftragnehmerversicherungen und Lieferantenvereinbarungen organisiert und mit ihren Verlängerungsdaten verknüpft halten - nie im entscheidenden Moment ein Dokument verlieren.
Warum ein geteiltes Laufwerk nicht ausreicht
| ExpiryEdge | Google Drive | SharePoint | |
|---|---|---|---|
| Dokument bei der zugehörigen Frist gespeichert | |||
| Automatisierte Verlängerungserinnerungen | |||
| Rollenbasierter Zugriff je Kategorie | Manuell | ||
| Prüfpfad für Zugriffe und Aktualisierungen | Eingeschränkt | ||
| Audit-Paket-Export per Klick | |||
| Verlängerung verschiebt die Erinnerung automatisch mit |
ExpiryEdge unterstützt PDFs, JPG/PNG-Bilder, Word-Dokumente (.docx), Excel-Tabellen (.xlsx) und die meisten gängigen Dateiformate. Sie können mehrere Dokumente an einen einzigen Fristendatensatz anhängen - zum Beispiel den unterschriebenen Vertrag und einen zugehörigen Anhang gemeinsam.
Ja. Alle Dokumente werden verschlüsselt in der Cloud gespeichert, mit rollenbasierter Zugriffskontrolle. Nur Nutzer mit den passenden Berechtigungen können Dokumente ansehen, herunterladen oder ändern. Admins legen fest, welche Rollen Zugriff auf welche Dokumentkategorien haben.
Bei der Verlängerung eines Datensatzes laden Sie die neue Dokumentversion in denselben Datensatz hoch. Das Ablaufdatum wird auf das neue Verlängerungsdatum aktualisiert, das neue Dokument ersetzt die vorherige Version, und die automatisierte Erinnerungssequenz startet für den nächsten Verlängerungszyklus neu.
Ja. Sie können jede Auswahl von Fristendatensätzen samt angehängten Dokumenten in einem einzigen Sammel-Download exportieren. Das erzeugt ein vollständiges Audit-Paket - Datensätze, Dokumente und Abschlussverlauf -, bereit zur Übergabe an eine Aufsichtsbehörde, einen Versicherer oder Prüfer, ganz ohne zusätzliche Vorbereitung.
Google Drive und SharePoint speichern Dateien, kennen aber weder Ablaufdaten noch Verlängerungspflichten. ExpiryEdge speichert jedes Dokument direkt bei der zugehörigen Frist, versendet automatisierte Erinnerungen vor Ablauf, führt einen Prüfpfad zu Zugriff und Aktualisierung jedes Datensatzes und erstellt auditfertige Exporte per Klick. Dokumente in ExpiryEdge stehen immer im Kontext ihrer Compliance-Pflicht - nicht einfach nur abgelegt.
Das Dokument liegt schon bereit, wenn Sie es brauchen
Hängen Sie jeden Vertrag, jedes Zertifikat und jede Genehmigung an den zugehörigen Fristendatensatz - damit Sie bei anstehender Verlängerung handeln statt suchen.