Nachweise, Prüfungen und Kühlschrankkontrollen jeder Apotheke in einem Register.

Führen Sie jeden Punkt als Datensatz mit Fälligkeit, Dokument und verantwortlicher Person und ordnen Sie ihn richtig zu: Fortbildungen der Person, BtM-Unterlagen und behördliche Auflagen der Filiale, die Kalibrierung dem Kühlschrank oder Datenlogger. Erinnerungen sollten früh genug beginnen, um Kurse oder Kalibriertermine zu buchen, meist 90 Tage vorher. ExpiryEdge erinnert 90, 60, 30 und 7 Tage vorher und eskaliert bei Fristablauf an die Inhabung. Welche Pflichten im Einzelnen gelten, klären Sie mit Kammer und Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.

Legen Sie für jede PTA die relevanten Nachweise als Datensätze an - Fortbildungen, Schulungen für pharmazeutische Dienstleistungen, Erste Hilfe - jeweils mit Bescheinigung und Gültigkeitsdatum. Erinnerungen gehen an die PTA und an die Filialleitung, sodass beide wissen, wann eine Auffrischung ansteht. Filtern Sie nach Filiale, um vor dem Dienstplan zu sehen, was gültig, bald fällig oder abgelaufen ist. Neue Mitarbeitende laden ihre Bescheinigungen über einen Link ohne Anmeldung hoch.

Führen Sie jede Waage, jeden Vertrag und jede Versicherung als eigenen Datensatz je Filiale, denn sie werden von unterschiedlichen Stellen geregelt und laufen zu unterschiedlichen Terminen aus. Hinterlegen Sie Nummer, Fälligkeit und Dokument, bestimmen Sie eine verantwortliche Person und setzen Sie die erste Erinnerung so früh, dass Eichamt oder Dienstleister noch einen Termin haben. ExpiryEdge erinnert 90, 60, 30 und 7 Tage vorher und eskaliert bei Fristablauf. Die geltenden Eichfristen erfragen Sie bei Ihrer zuständigen Eichbehörde.

Legen Sie die tägliche Kontrolle als SOP-Checkliste an: aktuelle, minimale und maximale Temperatur erfassen, Thermometer zurücksetzen und bei Abweichungen das festgelegte Vorgehen auslösen. Jeder Durchlauf hat eine verantwortliche Person und einen Zeitstempel, sodass Sie der Behörde zeigen können, wer wann kontrolliert hat. Die Kalibrierung ist ein eigener wiederkehrender Datensatz je Logger oder Thermometer, mit Zertifikat und Erinnerung vor Fälligkeit. Temperaturbereiche und Kalibrierintervalle richten sich nach Apothekenbetriebsordnung, Herstellervorgaben und Ihrem QMS.

Ordnen Sie jede Person, jede Prüfung und jede Checkliste einer Filiale zu. Jede Filialleitung sieht ihre eigene Apotheke, die Inhabung alle - gefiltert danach, was in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen fällig wird und wie weit jede Filiale mit ihren täglichen Checklisten ist. Wer in mehreren Filialen arbeitet, behält einen Datensatz für die persönlichen Nachweise. Geht jemand oder wechselt die Filiale, werden die Zuständigkeiten mit einem Klick neu zugewiesen und die Erinnerungen laufen weiter.

Halten Sie den Nachweis an dem Datensatz, zu dem er gehört. Fortbildungsnachweise, Eichscheine, Kalibrierzertifikate und Checklisten-Durchläufe tragen jeweils Dokument und Zeitstempel, sodass die Historie vollständig ist, ohne Papier zusammenzusuchen. Fragt die Aufsichtsbehörde, filtern Sie nach Filiale und exportieren Status und Historie als CSV, PDF oder XLSX. ExpiryEdge protokolliert jede Erinnerung, Verlängerung und Freigabe mit Zeitstempel - damit beantworten Sie, ob etwas heute gültig ist und ob es an einem früheren Datum gültig war.