Sicherheitsüberprüfungen im Griff - ohne dass jemand hinterherlaufen muss
Schulen tragen eine der schwersten Compliance-Lasten aller Branchen: Führungszeugnisse, Kinderschutz-Schulungen, Erste-Hilfe-Zertifikate, Lehrqualifikationen, Richtlinien-Überprüfungen - alles wiederkehrend, alles fristgebunden. ExpiryEdge verfolgt jede Frist des Personals und erinnert die betroffene Person und ihre Führungskraft, damit nichts vor einer Inspektion oder Kinderschutzprüfung ausläuft.
Gebaut für das zentrale Personalregister und Inspektionsbereitschaft
Führungszeugnis, Kinderschutz und Erste Hilfe je Mitarbeitendem erfasst
Erinnerungen erreichen die Person und ihre Führungskraft
Vollständiger Compliance-Report vor jeder Inspektion abrufbar
Zertifikate je Person gespeichert, jederzeit druckbar
Kurz erklärt
ExpiryEdge ist eine Compliance-Tracking-Plattform für Schulen und Bildungsanbieter. Sie erfasst jeden fristgebundenen Compliance-Posten des Personals - Führungszeugnisse, Kinderschutz-Schulungen, Erste Hilfe, Lehrqualifikationen und Richtlinien-Überprüfungen - und sendet mehrstufige Erinnerungen, bevor ein Nachweis abläuft. Personal und ehrenamtlich Tätige reichen ihre Zertifikate und Überprüfungsdokumente über einen Link ohne Login ein; lehnt ein Prüfer ein Feld ab, aktiviert sich derselbe Link erneut, sodass nur dieses eine Feld korrigiert werden muss. Zertifikate werden je Person gespeichert, und ein vollständiger Report des zentralen Personalregisters ist für Inspektionen einen Klick entfernt.
Warum Compliance an Schulen durchrutscht
Das zentrale Register veraltet
Ein zentrales Personalregister als Tabelle ist nur so aktuell wie die letzte Person, die es gepflegt hat - und Inspektoren erkennen die Lücken.
Eine Person trägt alles
Ist die Verwaltungsleitung oder der Kinderschutzbeauftragte im Urlaub, fallen Verlängerungen still aus dem Zeitplan.
Entdeckt am Vorabend
Abgelaufene Führungszeugnisse und Erste-Hilfe-Zertifikate fallen erst bei der Inspektionsvorbereitung auf - zu spät zum Beheben.
Erinnerungen erreichen die falsche Person
Eine an die Schulleitung weitergeleitete Verlängerung wird nicht gebucht - die eigentlich verantwortliche Person erfährt nie davon.
Eine Kontrolle für jede Kinderschutzfrist
Führungszeugnis-Verfolgung
Verfolgen Sie Führungszeugnis-Termine je Mitarbeitendem und Ehrenamtlichem. Erinnerungen gehen an HR und den Kinderschutzbeauftragten, bevor ein Zeugnis erneuert werden muss.
Kinderschutz-Schulungsnachweise
Erfassen Sie Level-1-, Level-2- und DSL-Schulungen je Person mit Verlängerungsterminen. Sehen Sie sofort, wer aktuell ist, wer fällig ist und wer abgelaufen ist.
Erste Hilfe und Notfallabdeckung
Verfolgen Sie pädiatrische Erste Hilfe, betriebliche Erste-Hilfe-Nachweise und AED-Zertifizierungen, damit die vorgeschriebene Abdeckung besteht - statt mitten im Schuljahr eine Lücke zu entdecken.
Lehr- und Personalqualifikationen
Verfolgen Sie QTS-, QTLS- und Fachqualifikations-Verlängerungen sowie Fortbildungspflichten für unabhängige Schulen und Bildungsanbieter.
Unterstützung für das zentrale Personalregister
Senden Sie jedem Mitarbeitenden einen Link zur Dokumentenerfassung für Zertifikat, Überprüfungsnachweis und Schulungsunterlagen - ohne Login. Lehnen Sie ein Feld ab, und derselbe Link aktiviert sich neu, sodass nur dieser Posten erneut eingereicht wird - nicht der gesamte Satz. Alles wird an der Person gespeichert und ist jederzeit für Inspektionen druckbar.
Inspektionsfertiges Reporting
Erstellen Sie in Minuten einen Report mit dem Status jeder Personalzertifizierung - aktuell, bald fällig, abgelaufen -, statt ihn am Vorabend zusammenzustellen.
Vom Verlängerungstermin zur Kontrolle, die sich selbst trägt
Jeder Compliance-Posten des Personals auf einem Bildschirm
Jede Festangestellte, jede Vertretungslehrkraft und jede ehrenamtlich tätige Person führt ihr Führungszeugnis-Datum, Kinderschutz-Level, Erste-Hilfe-Zertifikat und ihre Qualifikationen - filterbar nach Status, Team oder nächster Fälligkeit.
Filter nach aktuell, bald fällig und abgelaufen
Gruppierung nach Team, Jahrgangsstufe oder Standort
Aggregation über einen Schulverbund
Gültig, bald fällig, abgelaufen - farbcodiert je Zertifikat
Jede Person zeigt eine Reihe von Zertifizierungs-Badges, damit der Kinderschutzbeauftragte einen Ablauf sofort erkennt, statt eine Tabellenspalte durchzugehen.
Führungszeugnis, Kinderschutz und Erste Hilfe in einer Ansicht
Bald fällige Posten markiert, bevor sie ablaufen
Keine manuelle Farbcodierung des Registers mehr
Mehrstufige Erinnerungen an Personal und Führungskräfte
Legen Sie einen Rhythmus je Posten fest - etwa 90, 60, 30 und 7 Tage vor Ablauf - und wählen Sie, wer welche Erinnerung erhält. Passiert nichts, eskaliert ExpiryEdge automatisch an die Schulleitung.
E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack, Teams
Betroffene Person und Kinderschutzbeauftragte(r) beide benachrichtigt
Automatische Eskalation bei verpassten Fristen
Wer sich darauf verlässt
Schulleitung
Verantwortlich für Kinderschutz und Inspektionsbereitschaft. Sieht den Status jedes Mitarbeitenden bei Führungszeugnis, Kinderschutz und Erste Hilfe, ohne das Register manuell zu prüfen.
Kinderschutzbeauftragte(r)
Verantwortet den Kinderschutz für die gesamte Schule. Erhält automatische Erinnerungen, wenn Führungszeugnisse und Level-2-Schulungen sich dem Verlängerungstermin nähern - rechtzeitig zum Handeln.
Schulverwaltungsleitung
Verantwortet HR- und Compliance-Dokumentation. Verfolgt Verlängerungen, speichert Zertifikate und liefert die Nachweise, die Schulaufsicht und Inspektoren verlangen.
Die häufigsten Kategorien sind Führungszeugnisse und erweiterte Überprüfungen, Kinderschutz-Schulungen (Level 1, Level 2 und DSL), pädiatrische und betriebliche Erste-Hilfe-Zertifizierungen, Lehr- und Fachqualifikationen (QTS, QTLS, EYTS), Extremismus-Präventionsschulungen, Online-Sicherheits- und DSGVO-Schulungen, Brandschutzhelfer-Zertifizierungen sowie Handhabungstrainings. Jede hat eine eigene Verlängerungsfrequenz und eigene Konsequenzen bei Ablauf.
Sie können jedes Compliance-Dokument beim jeweiligen Mitarbeitenden hochladen und speichern - Führungszeugnisse, Schulungsnachweise, Identitätsprüfungen und Qualifikationsdokumente. Der Datensatz ist für Inspektionen sofort abrufbar. ExpiryEdge ist kein dediziertes Register-System, bietet aber eine stets aktuelle, dokumentengestützte Compliance-Sicht, die dem entspricht, wonach Inspektoren suchen.
Ja. Für jeden erfassten Posten konfigurieren Sie, wer die Erinnerung erhält. Kinderschutz-Schulungserinnerungen gehen an die Person und den Kinderschutzbeauftragten. Führungszeugnis-Verlängerungen gehen an HR und die Schulleitung. Erste-Hilfe-Zertifikate gehen an das zuständige Team und die Führungskraft. Jede Person in der richtigen Rolle wird benachrichtigt - nicht nur die Verwaltungsleitung, die alles manuell weiterleitet.
Ja. Sie können Personalunterlagen nach Schule oder Standort organisieren. Der Compliance-Status jeder Schule ist unabhängig sichtbar, und Sie sehen eine aggregierte Ansicht über alle Standorte in einem Dashboard. Eine zentrale HR- oder Compliance-Leitung auf Verbundebene sieht den Status jeder Schule, ohne jede Schulleitung einzeln zu kontaktieren.
Sie legen einen Rhythmus je Posten fest - etwa 90, 60, 30 und 7 Tage vor Ablauf - und wählen den Kanal je Empfänger: E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams. Verstreicht eine Frist ohne Handlung, eskaliert ExpiryEdge automatisch an eine benannte Führungskraft oder die Schulleitung.
Die meisten Teams sind in unter 10 Minuten startklar. Sie können bestehende Personaldaten aus einer Tabelle im Bulk importieren, Führungszeugnis-, Kinderschutz-, Erste-Hilfe- und Qualifikationstermine je Person erfassen, die Dokumente hochladen und sofort automatisierte Erinnerungen erhalten. ExpiryEdge bietet einen 14-tägigen kostenlosen Testzeitraum mit vollem Funktionsumfang - keine Kreditkarte erforderlich.
Nein. Sie senden einen Link, und die Person oder der Ehrenamtliche lädt die Dokumente direkt hoch - ohne Registrierung, Login oder App. Fehlt etwas oder ist es fehlerhaft, lehnen Sie nur dieses Feld ab, und derselbe Link aktiviert sich neu, sodass nur dieser eine Posten korrigiert werden muss - nicht alles erneut eingereicht wird.
Inspektionsfertige Compliance - ohne Panik in letzter Minute
Kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.