Jedes Visum, jedes Zertifikat und jeder Beurteilungstermin - mit einem Namen versehen.
Arbeitserlaubnisse, Pflichtschulungen, berufliche Zertifizierungen, Probezeit- und Beurteilungstermine - jedes läuft nach eigenem Zeitplan ab, verstreut über Standorte und Führungskräfte. ExpiryEdge gibt jedem Personal-Datensatz einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und Erinnerungen, die auslösen, bevor ein Ablauf zum Verstoß gegen die Arbeitserlaubnis wird.
Kurz erklärt
HR-Fristenmanagement bedeutet, jede fristgebundene Personalpflicht - Visum- und Arbeitserlaubnis-Ablauf, Zertifizierungen, Pflichtschulungen, Probezeit- und Beurteilungstermine - zu erfassen, jeweils einem einzigen Verantwortlichen zuzuweisen und Erinnerungen zu automatisieren, damit nichts abläuft. HR-Teams ersetzen damit Tabellen pro Standort durch ein Register, lösen Erinnerungen bei 90/60/30/7 Tagen aus und führen einen datierten Nachweis, der Prüfern die Einhaltung von Arbeitserlaubnis- und Schulungspflichten belegt.
Personaldaten laufen schneller ab, als Tabellen aktualisiert werden
Drei Lücken machen aus einem HR-Kalender ein Compliance-Risiko.
Die Arbeitserlaubnis läuft still ab
Ein Visum oder eine Arbeitserlaubnis läuft ab, und niemand bemerkt es, bis die Gehaltsabrechnung oder ein Audit es aufdeckt. Dann arbeitet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ohne gültige Erlaubnis - ein Bußgeld und ein schwieriges Gespräch sind die Folge.
Schulungen und Zertifikate veralten
Erste Hilfe, Kinderschutz, Brandschutz und rollenspezifische Zertifizierungen verlängern sich jeweils in unterschiedlichen Zyklen. Werden sie in irgendeinem Postfach verfolgt, rutschen sie durch - und ein einziges abgelaufenes Zertifikat kann die Compliance eines ganzen Standorts zunichtemachen.
Probezeiten und Beurteilungen geraten aus dem Blick
Probezeit-Enddaten und Beurteilungstermine stehen in Vertragsangeboten und im Gedächtnis. Verpassen Sie das Zeitfenster, verlieren Sie die Handlungsmöglichkeit - oder eine Führungskraft vergisst eine vertraglich fällige Beurteilung.
Ein Register für alles, was bei einer Person abläuft
Nachweise und Arbeitserlaubnis
Erfassen Sie Visum-, Erlaubnis-, DBS-, Zertifizierungs- und Lizenz-Ablauf pro Mitarbeiter:in. Erinnerungen lösen weit vor dem Termin aus, sodass Verlängerungen starten, solange noch Zeit bleibt.
Pflichtschulungszyklen
Verfolgen Sie wiederkehrende Schulungen nach Rolle und Standort. Nach Abschluss setzt sich das nächste Fälligkeitsdatum automatisch neu - ohne manuellen Reset.
Ein namentlich benannter Verantwortlicher pro Datensatz
Weisen Sie jeden Posten einem HR-Partner, einer Führungskraft oder einem Standort zu. Wird nicht reagiert, eskaliert es - so führt Urlaub oder Übergabe nie zu einem verpassten Termin.
Dokumente und Nachweise
Hängen Sie das Zertifikat oder die Erlaubnis an den jeweiligen Datensatz an. Fragt ein Prüfer nach einem Nachweis, ist es ein Klick - keine Ordnersuche.
Verlängerungen direkt von Mitarbeitenden einholen
Senden Sie einen Link zur Dokumentenerfassung, wenn sich eine Zertifizierung oder ein Arbeitserlaubnis-Dokument verlängert - die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter lädt es hoch und unterschreibt, ganz ohne Konto, mit automatischen Erinnerungen bis zum Abschluss.
Das sieht HR im Alltag
Jede Mitarbeiterpflicht, gefiltert auf das, was ansteht
Sehen Sie Visa, Zertifikate, Schulungen und Beurteilungstermine in einer Ansicht. Filtern Sie nach „läuft in 30 Tagen ab“ oder nach Standort und arbeiten Sie die Liste ab - ohne Führungskräften wegen des Status hinterherzulaufen.
Status auf einen Blick: gültig, läuft ab, abgelaufen
Filter nach Standort, Team oder Führungskraft
Jeden Personal-Datensatz sofort durchsuchen
Compliance über jeden Standort auf einem Bildschirm
Fassen Sie alle Standorte in einem Dashboard zusammen oder gehen Sie in einen einzelnen hinein. Führungskräfte sehen nur ihre eigenen Mitarbeitenden; HR sieht das Gesamtbild und wo die Lücken liegen.
Übersicht über alle Standorte und Drilldown je Standort
Rollenbasierter Zugriff, sodass Führungskräfte nur ihr Team sehen
Register für Vorstands- oder Audit-Berichte exportieren
Erinnerungen erreichen die Führungskraft, nicht nur das Postfach
Das Visum einer Mitarbeiterin ist auch das Problem der Führungskraft. ExpiryEdge benachrichtigt den richtigen Verantwortlichen auf dem Kanal, den er tatsächlich nutzt, und eskaliert, je näher der Termin rückt.
Was sich ändert, sobald es läuft
100%
der Arbeitserlaubnis-Datensätze mit Verantwortlichem und Ablaufdatum
90/60/30/7
Tage-Erinnerungsrhythmus bei jeder Verlängerung
0
Visa oder Zertifikate, die unangekündigt ablaufen
Minuten
für ein Schulungs-Compliance-Paket zum Audit
Ja. Erfassen Sie die Arbeitserlaubnis jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters mit Ablaufdatum, Verantwortlichem und angehängtem Dokument. Erinnerungen lösen bei 90/60/30/7 Tagen aus, sodass Verlängerungsanträge mit ausreichend Vorlauf starten - und der datierte Nachweis belegt Prüfern die fortlaufende Einhaltung der Arbeitserlaubnispflicht.
Legen Sie das Verlängerungsintervall pro Schulungsart und Rolle fest. Wird eine Schulung als abgeschlossen markiert, setzt ExpiryEdge das nächste Fälligkeitsdatum automatisch neu - so laufen Erste Hilfe, Brandschutz oder Kinderschutz nie unbemerkt ab.
Ja. Rollenbasierter Zugriff lässt Führungskräfte die Datensätze ihrer direkten Mitarbeitenden sehen und bearbeiten, während HR die vollständige, standortübergreifende Ansicht behält. Erinnerungen gehen an den richtigen Verantwortlichen, mit Eskalation, falls nichts passiert.
Fügen Sie Probezeit-Enddaten und Beurteilungstermine als Datensätze mit eigenem Verantwortlichem und Rhythmus hinzu. Die Führungskraft wird vor dem Zeitfenster erinnert, sodass vertragliche Beurteilungen und Probezeitentscheidungen rechtzeitig erfolgen.
Jeder Datensatz führt eine datierte Historie aus gesendeten Erinnerungen, hochgeladenen Dokumenten und durchgeführten Handlungen, exportierbar als CSV, PDF oder XLSX - so zeigen Sie nicht nur den aktuellen Status, sondern dass Pflichten rechtzeitig erfüllt wurden.
Die meisten HR-Teams importieren eine bestehende Tabelle und sind innerhalb einer Stunde startklar. Beginnen Sie mit Arbeitserlaubnis und Pflichtschulungen und erweitern Sie danach um Beurteilungen und Zertifizierungen.
Ja. Senden Sie einen Link zur Dokumentenerfassung - die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter öffnet ihn auf jedem Gerät, lädt das verlängerte Zertifikat oder Visum-Dokument hoch, füllt bei Bedarf Felder aus und unterschreibt, falls nötig. Kein Konto, keine Anmeldung erforderlich. ExpiryEdge fasst automatisch nach, bis das Dokument eingereicht ist, und es landet direkt im jeweiligen Datensatz.
Geben Sie jeder Personalfrist einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum
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