Nachunternehmer-Nachweise lückenlos - von der Vergabe bis zur Abnahme.
Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung bei Auftragsvergabe reicht nicht mehr: Seit 2020 verlangt § 28e Abs. 3f SGB IV eine lückenlose Abdeckung der gesamten Vertragslaufzeit. ExpiryEdge schickt jedem Nachunternehmer einen Anforderungslink, prüft die Nachweise feldweise, führt jede Bescheinigung mit Ablaufdatum und fordert die nächste an, bevor die alte endet.
Zuletzt aktualisiert · ExpiryEdge-Redaktion
Für Generalunternehmer, Bauunternehmen und Handwerksbetriebe mit Nachunternehmern
Ein Anforderungslink je Nachunternehmer, ohne Konto
Einzelnes Feld zurückweisen, Rest bleibt freigegeben
Folgebescheinigungen automatisch vor Ablauf anfordern
Nachweis je Bauvorhaben, was wann vorlag
Kurz erklärt
Nachunternehmer-Nachweise sind die Bescheinigungen, mit denen ein Generalunternehmer seine Haftung für Bauabzugsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, BG-Beiträge und Mindestlohn begrenzt: Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen und der BG BAU, SOKA-BAU, Betriebshaftpflicht, Mindestlohnerklärung. ExpiryEdge holt sie per Link ohne Konto ein, prüft sie feldweise, überwacht jedes Ablaufdatum und fordert Folgebescheinigungen 30 Tage vorher automatisch an.
Wo die Nachweisführung im Bauunternehmen reißt
Bei Vergabe geprüft, dann nie wieder
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung lag bei Auftragserteilung vor. Danach hat niemand die Folgebescheinigung angefordert - und die Kette ist nicht mehr lückenlos.
Freistellungsbescheinigung abgelaufen
Ohne gültige Bescheinigung zum Zeitpunkt der Zahlung müssen 15 % Bauabzugsteuer einbehalten werden. Die Buchhaltung merkt es oft erst bei der Rechnungsprüfung.
Nachweise per Mail, Fax und WhatsApp
Die Haftpflichtbestätigung im Postfach des Bauleiters, die A1-Bescheinigungen beim Polier, die Freistellungsbescheinigung in der Buchhaltung. Zusammen findet man sie nirgends.
Eine falsche Seite, alles von vorn
Die Sicherheitsnummer ist unleserlich oder die Bescheinigung auf die falsche Firma ausgestellt. Der Nachunternehmer schickt das ganze Paket neu, und Sie prüfen alles doppelt.
Haftung ohne Schwellenwert
Für Sozialversicherung und BG gilt die Haftung ab 275.000 € Bauvolumen. Für Mindestlohn und SOKA-BAU-Beiträge nach § 14 AEntG und § 13 MiLoG gibt es keinen Schwellenwert.
Keine Antwort, wenn der Zoll fragt
Bei einer Prüfung der FKS oder im Streitfall soll belegt werden, welche Nachweise an welchem Tag vorlagen. Das aus Postfächern zu rekonstruieren dauert Tage.
Welche Nachweise Generalunternehmer von Nachunternehmern einholen - und wie lange sie gelten
Die gesetzliche Grundlage ist jeweils angegeben. Wo das Gesetz keine Gültigkeit festlegt, entscheidet die Vertragspraxis über den Anforderungsrhythmus.
| Nachweis | Gültigkeit / Rhythmus | Grundlage | Was erfassen |
|---|---|---|---|
| Freistellungsbescheinigung | Gültigkeit steht auf der Bescheinigung; höchstens 3 Jahre (BZSt-Merkblatt), auch projektbezogen möglich | § 48b EStG; ohne gültige Bescheinigung 15 % Bauabzug (§ 48 EStG) | Gültig bis, Sicherheitsnummer, Ergebnis der Online-Abfrage beim BZSt |
| Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen | keine gesetzliche Gültigkeit (Stichtagsbescheinigung); lückenlos für die gesamte Vertragslaufzeit | § 28e Abs. 3f SGB IV; Haftung ab 275.000 € Bauvolumen (Abs. 3d) | jede Einzugsstelle, Ausstellungsdatum, Zeitraum |
| Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung BG BAU | mehrere qUB lückenlos von Vergabe bis Fertigstellung | § 150 Abs. 3 SGB VII i. V. m. § 28e SGB IV | Stand, Echtheitsprüfung per QR-Code, Plausibilität der Lohnsummen |
| Präqualifikation | Eintrag im PQ-Verzeichnis, jährlich erneuert | § 6b VOB/A; Enthaftung nach § 28e Abs. 3b SGB IV | PQ-Nummer, präqualifizierte Gewerke, Prüfdatum |
| SOKA-BAU-Bescheinigung | bestätigt die letzten drei Monate; Rhythmus vertraglich | § 14 AEntG (kein Schwellenwert) | Ausstellungsdatum, Zeitraum |
| Mindestlohn- / Nachunternehmererklärung | je Vertrag; teils monatliche Bestätigung | § 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG (kein Schwellenwert) | unterschriebene Erklärung, Datum |
| Betriebshaftpflicht | Versicherungsjahr, meist jährlich | Vertrag | Versicherer, Deckungssumme, gültig bis |
| A1-Bescheinigung (Entsendung aus EU/EWR/CH) | je Entsendung, in der Regel höchstens 24 Monate | Art. 12 VO (EG) 883/2004 | je Arbeitnehmer: Zeitraum, Land |
| Aufenthaltstitel / Arbeitserlaubnis | Ablaufdatum auf dem Dokument | § 4a AufenthG; Enthaftung nach § 98a Abs. 5 AufenthG nur bei sorgfältiger Prüfung | je Arbeitnehmer: Titel, gültig bis, Kopie |
| Gewährleistungsbürgschaft | Rückgabe nach VOB/B in der Regel nach 2 Jahren; Mängelansprüche 4 J. (VOB/B) bzw. 5 J. (BGB) | VOB/B §§ 13, 17; § 634a BGB | Abnahmedatum, Rückgabetermin, Ende der Gewährleistung |
Einmal anfordern, Baustart freigeben, vor Ablauf neu anfordern
Ein Link je Nachunternehmer. Jeder Nachweis landet mit Ablaufdatum am richtigen Datensatz, und die nächste Anforderung geht von selbst raus.
Vom Hinterhertelefonieren zur Nachweisakte, die sich selbst aktuell hält
Ein Anforderungslink statt zehn E-Mails
Legen Sie Ihre Nachweisanforderung einmal an: Firmendaten, Freistellungsbescheinigung mit Gültigkeit, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Haftpflichtbestätigung, PQ-Nummer, A1-Bescheinigungen und eine elektronisch unterschriebene Mindestlohnerklärung. Der Nachunternehmer füllt den Link am Handy oder PC aus, ohne Konto. ExpiryEdge fasst an Tag 3, 7 und 14 automatisch nach.
Wiederverwendbare Vorlage je Gewerk
Dateien, Daten, Nummern und E-Signatur in einem Formular
Automatisches Nachfassen bis zur Vollständigkeit
Freigeben, was stimmt - nur zurückweisen, was fehlt
Prüfen Sie jeden Nachweis einzeln. Ist die Bescheinigung auf eine andere Firma ausgestellt oder die Sicherheitsnummer unleserlich, weisen Sie genau dieses Feld mit Kommentar zurück. Derselbe Link öffnet sich nur für die Korrektur; alles bereits Freigegebene bleibt freigegeben - mit Versionsverlauf.
Freigabe oder Zurückweisung je Feld
Kommentar sagt dem NU, was fehlt
Verlauf jeder Neueinreichung
Folgebescheinigung angefordert, bevor eine Lücke entsteht
Jeder freigegebene Nachweis wird ein Datensatz mit Ablaufdatum am Nachunternehmer, verknüpft mit den Bauvorhaben. 30 Tage vor Ablauf - oder im von Ihnen festgelegten Rhythmus für Unbedenklichkeitsbescheinigungen - erhält der Nachunternehmer automatisch einen neuen Link und die Bauleitung eine Erinnerung. Kommt nichts, wird eskaliert.
Ablaufdatum je Nachweis und je Arbeitnehmer
Erinnerung an NU und Bauleitung zugleich
Eskalation an Einkauf oder Geschäftsführung
Was lag für welches Bauvorhaben an welchem Tag vor?
Filtern Sie nach Bauvorhaben oder Nachunternehmer und exportieren Sie Status, hinterlegte Bescheinigungen und den zeitgestempelten Verlauf aller Anforderungen, Uploads, Zurückweisungen und Freigaben als CSV, PDF oder XLSX - für die Buchhaltung vor der Zahlung, eine Prüfung der FKS oder den Streitfall.
Export je Bauvorhaben oder Nachunternehmer
Jede Aktion mit Zeitstempel und Nutzer
Bleibt bei Wechsel der Bauleitung erhalten
Erinnerungen dort, wo Nachunternehmer sie lesen
Kleine Betriebe sitzen selten am Schreibtisch. Schicken Sie Anforderungen und Erinnerungen mit Upload-Link per SMS oder WhatsApp, an Ihr eigenes Team per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams.
ExpiryEdge, Ordner und Excel oder reiner Freistellungs-Manager
| ExpiryEdge | Ordner + Excel | Nur Freistellungsbescheinigung | |
|---|---|---|---|
| Alle Nachweisarten je Nachunternehmer | Manuell | ||
| Anforderung per Link ohne Konto | Je nach Anbieter | ||
| Einzelnes Feld zurückweisen und neu anfordern | |||
| Lückenlose Folge-UB automatisch anfordern | |||
| Ablaufdaten je Arbeitnehmer (A1, Aufenthaltstitel) | Manuell | ||
| Verknüpfung mit Bauvorhaben | Manuell | ||
| Zeitgestempelter Prüfpfad | Teilweise | ||
| Auch Geräteprüfungen und Unterweisungen | Manuell |
Für die Bauabzugsteuer eine zum Zeitpunkt der Zahlung gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG. Für Sozialversicherungsbeiträge entweder eine Präqualifikation oder lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen aller zuständigen Einzugsstellen für die gesamte Vertragslaufzeit (§ 28e Abs. 3b und 3f SGB IV), für BG-Beiträge entsprechend qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigungen der BG BAU. Für Mindestlohn und SOKA-BAU-Beiträge gibt es keine gesetzliche Enthaftungsbescheinigung; üblich sind Mindestlohnerklärung, SOKA-Bescheinigung und vertragliche Prüfrechte. Die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.
Die Gültigkeit steht auf der Bescheinigung selbst. Nach dem Merkblatt des BZSt wird sie höchstens für drei Jahre erteilt; das Finanzamt kann sie auch kürzer oder nur für ein bestimmtes Bauvorhaben ausstellen. Maßgeblich ist, dass sie zum Zeitpunkt der Zahlung gültig ist. ExpiryEdge erinnert vor Ablauf und fordert die neue Bescheinigung per Link an; die Echtheit prüfen Sie online beim BZSt mit Steuernummer und Sicherheitsnummer und erfassen das Ergebnis am Datensatz.
Nein. Seit dem 1. Juli 2020 verlangt § 28e Abs. 3f SGB IV für die Enthaftung Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die die gesamte Vertragslaufzeit lückenlos abdecken. Praktisch heißt das: in regelmäßigen Abständen Folgebescheinigungen anfordern, bis zur Fertigstellung. In ExpiryEdge legen Sie den Rhythmus je Nachunternehmer fest, und die Folgeanforderung geht automatisch per Link raus.
Die Haftung für Sozialversicherungsbeiträge nach § 28e SGB IV - und über § 150 Abs. 3 SGB VII für BG-Beiträge - gilt, wenn der geschätzte Gesamtwert aller Bauleistungen für das Bauwerk 275.000 € erreicht. Für den Mindestlohn und SOKA-BAU-Beiträge nach § 14 AEntG und § 13 MiLoG gibt es keinen Schwellenwert. Deshalb lohnt sich eine Nachweisführung auch bei kleineren Aufträgen.
Nein. Der Nachunternehmer öffnet einen Link, lädt die Bescheinigungen hoch, trägt Gültigkeitsdaten ein und unterschreibt Erklärungen elektronisch - am Handy oder am PC, ohne Registrierung. Der Link kann mit Passwort geschützt und befristet werden. Das senkt die Hürde gerade für kleine Betriebe, die kein weiteres Portal pflegen wollen.
Nein. ExpiryEdge ist nicht mit dem BZSt-Portal, dem PQ-Verzeichnis oder "meine BG BAU" verbunden. Sie prüfen dort wie gewohnt und halten Datum und Ergebnis am Datensatz fest - zusammen mit dem Dokument und einem Zeitstempel. So ist belegt, dass und wann geprüft wurde.
Erfassen Sie sie je Arbeitnehmer mit Gültigkeitszeitraum am Nachunternehmer. A1-Bescheinigungen gelten jeweils für eine bestimmte Entsendung, in der Regel höchstens 24 Monate; Aufenthaltstitel haben ein Ablaufdatum. Nach § 98a Abs. 5 AufenthG entfällt die Haftung des Auftraggebers nur, wenn er nachweist, dass er sorgfältig geprüft hat - ExpiryEdge erinnert vor Ablauf und dokumentiert jede Anforderung.
Die erste Nachweisanforderung noch heute verschicken
Anforderung einmal anlegen, als Link verschicken, ExpiryEdge fasst nach und fordert Folgebescheinigungen an. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.