Jede Erlaubnis, jede Genehmigung, jede Hygieneschulung - für jede Küche auf einem Dashboard.

Das hängt von Bundesland, Kommune und Betriebsart ab - klären Sie die Liste mit Ihrem Ordnungs- oder Gewerbeamt. Typisch sind Gewerbeanmeldung, eine in der Regel unbefristete Gaststättenerlaubnis für den Alkoholausschank in den Ländern, die sie noch verlangen, Sondernutzungserlaubnisse für Außengastronomie und Werbeanlagen sowie GEMA-Lizenzen, dazu Versicherungen und Wartungsverträge. Behalten Sie den Überblick, indem jeder Punkt einen Datensatz mit Ablaufdatum, Behörde, Dokument und verantwortlicher Person erhält und die Erinnerungen mindestens 90 Tage vorher beginnen.

Legen Sie jede Erlaubnis als eigenen Datensatz je Standort an - mit Aktenzeichen, Behörde, Ablaufdatum und einer Kopie des Bescheids. ExpiryEdge erinnert die verantwortliche Person 90, 60, 30 und 7 Tage vorher und eskaliert an Inhaber(in) oder Bereichsleitung, wenn die Frist ohne erfasste Verlängerung verstreicht. Befristete Sondernutzungen für Außenflächen werden häufig jährlich oder saisonal erteilt; viele Betriebe starten diese Erinnerung deshalb früher. Fristen und Verfahren unterscheiden sich je nach Kommune - fragen Sie bei der zuständigen Behörde nach.

Führen Sie den Nachweis bei der Person, nicht im Standortordner. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält einen Datensatz je Belehrung oder Schulung, mit Bescheinigung und Fälligkeitsdatum für die Wiederholung. Erinnerungen gehen per WhatsApp oder SMS an die Person und per E-Mail an die Küchenleitung - früh genug, um einen Termin zu organisieren. Eine Standortansicht zeigt vor dem Dienstplan, was gültig, bald fällig oder überfällig ist. Neue Mitarbeitende laden ihre Bescheinigung über einen Link ohne Anmeldung hoch, sodass der Nachweis vom ersten Tag an vorliegt.

Sie führen drei Arten von Einträgen in einem Register: Erlaubnisse, die zum Betrieb gehören, Nachweise, die zu Personen gehören (Belehrungen, Hygiene- und Allergenschulungen), und wiederkehrende Dienstleistungen (Schädlingsmonitoring, Reinigung der Abluftanlage, Wartung der Löschanlage). Jeder Eintrag hat ein Fälligkeitsdatum und eine verantwortliche Person. Wiederkehrende Termine werden mit dem Bericht des Dienstleisters protokolliert, und SOP-Checklisten bilden die Schritte nach jedem Besuch ab - so liegen die Nachweise bei der Lebensmittelkontrolle an einer Stelle.

Ordnen Sie jeden Datensatz einem Standort zu und geben Sie jeder Betriebsleitung Zugriff auf den eigenen Standort, der Zentrale auf alle. Die Gesamtübersicht zeigt, was in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen fällig wird und welche Betriebe überfällige Punkte haben. Franchisegeber sehen mit derselben Struktur die Nachweise ihrer Partner, ohne sie selbst zu verwalten. Dank rollenbasiertem Zugriff kann eine Leitung keine Datensätze anderer Standorte ändern, und bei einem Wechsel gehen alle Fristen eines Standorts mit einem Klick an die Nachfolge über.

Ja. Erinnerungen lassen sich je Person per WhatsApp, SMS, E-Mail, Slack oder Microsoft Teams verschicken. Häufig werden die Mitarbeitenden per WhatsApp oder SMS erinnert und die Leitung per E-Mail in Kopie gesetzt, weil Küchenpersonal dienstliche E-Mails selten liest. Voreingestellt sind 90, 60, 30 und 7 Tage vor Fälligkeit; der Rhythmus lässt sich je Nachweistyp anpassen.

Erfassen Sie sie als wiederkehrende Termine mit nächstem Fälligkeitsdatum statt als einmaliges Ablaufdatum. Schädlingsmonitoring, Reinigung von Abluftanlagen und Wartung der Löschanlage folgen Intervallen aus Vertrag, Versicherungsbedingungen, Brandschutzauflagen oder Herstellervorgaben, und Lebensmittelkontrolle wie Versicherer können den letzten Bericht verlangen. Protokollieren Sie jeden Termin mit angehängtem Bericht, dann startet der nächste Erinnerungszyklus automatisch. Die geforderten Intervalle klären Sie mit Brandschutzbehörde, Versicherer und Dienstleister, denn sie unterscheiden sich je nach Anlage und Region.