Fördermittelberichte, Führungszeugnisse und Fristen für kleine Teams.

Jede Frist erhält einen eigenen Datensatz mit Fälligkeitsdatum, zugehörigem Dokument und verantwortlicher Person, und Erinnerungen laufen in festem Rhythmus. Verwendungsnachweise hängen an der Bewilligung samt Zuwendungsvertrag, Führungszeugnisse und Schutzkonzept-Schulungen an der jeweiligen Person, Register-, Steuer-, Versicherungs- und Mietfristen an der Organisation. In ExpiryEdge gehen Erinnerungen 90, 60, 30 und 7 Tage vorher hinaus, Überfälliges wird an eine übergeordnete Stelle eskaliert, und jeder Schritt ist für Vorstand und Fördergeber zeitgestempelt.

Erfassen Sie das Datum der Einsichtnahme je Person und das Prüfintervall, das Ihre Organisation festgelegt hat. Ein Führungszeugnis hat kein gesetzliches Ablaufdatum; wie oft ein neues vorzulegen ist, regeln in der Regel Ihr Schutzkonzept, Vereinbarungen mit dem Jugendamt oder Vorgaben Ihres Dachverbands. Tragen Sie das Intervall einmal je Nachweisart ein, und Ehrenamtliche sowie Koordination werden vor der nächsten Prüfung erinnert. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Träger und Tätigkeit - klären Sie sie mit der zuständigen Stelle.

Erfassen Sie jede Registeranmeldung und jede Steuer- oder Jahreserklärung als datierten Eintrag mit verantwortlicher Person. Viele Fristen richten sich nach dem Ende Ihres Geschäftsjahres und unterscheiden sich je nach Land und Rechtsform. In Deutschland prüft das Finanzamt die Gemeinnützigkeit in regelmäßigen Abständen anhand Ihrer Erklärungen; Änderungen im Vorstand oder in der Satzung sind beim Vereinsregister anzumelden. Bestätigen Sie die konkreten Termine bei Finanzamt, Registergericht oder Ihrer steuerlichen Beratung.

Legen Sie jede Police und jeden Mietvertrag als Datensatz mit Verlängerungs- oder Kündigungsdatum, angehängtem Dokument und verantwortlicher Person an, meist Verwaltung oder Finanzen. Starten Sie Erinnerungen für Versicherungen 90 Tage vorher, damit Zeit für Vergleichsangebote bleibt, und für Mietverträge noch früher, wenn Kündigungsfristen oder Mietanpassungen anstehen. Wird bis zum Datum keine Verlängerung erfasst, eskaliert ExpiryEdge an Geschäftsführung oder Vorstand.

Führen Sie die Kinderschutz- oder Schutzkonzept-Schulung jeder Person als datierten Eintrag an ihrem Datensatz, mit angehängtem Nachweis und dem Auffrischungsintervall, das Ihr Schutzkonzept oder Ihr Träger vorgibt. Person und Koordination werden vor Ablauf erinnert. Filtern Sie nach Schulungsart, um vor der Einsatzplanung zu sehen, wer mit Kindern oder schutzbedürftigen Menschen arbeiten darf.

Die Tarife beginnen bei etwa 43 US-Dollar im Monat, und es gibt einen 14-tägigen kostenlosen Test ohne Kreditkarte - so importieren Sie Ihre Fristen und prüfen, ob es passt, bevor Sie bezahlen. Aktuelle Tarife finden Sie auf der Preisseite. Für ein kleines Team ist der Vergleichsmaßstab meist ein verpasster Verwendungsnachweis oder eine ausgelaufene Versicherung - und die Stunden, die das Pflegen einer Tabelle kostet.

Ihre Einträge gehen mit einem Klick an eine neue verantwortliche Person über, und die Erinnerungskette läuft ohne Lücke weiter. Die Historie bleibt an jedem Datensatz, sodass die Nachfolge sieht, was wann erledigt wurde. Das ist gerade in kleinen Vereinen wichtig, in denen oft eine einzige haupt- oder ehrenamtliche Person alle Termine im eigenen Kalender oder Postfach hat.