Jeder Dienstleister im Objekt - mit gültigen Nachweisen und dem Beleg dafür.
Reinigung, Sicherheitsdienst, Hausmeister, Aufzug, Brandschutz und Elektro: Jeder Dienstleister schuldet Ihnen Versicherungsbestätigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Fachkundenachweise und je nach Leistung die Freistellungsbescheinigung - jeweils mit eigenem Ablaufdatum. ExpiryEdge fordert sie per Link an, fasst selbst nach, lässt Sie einen falschen Nachweis einzeln zurückweisen und erinnert vor Ablauf.
Zuletzt aktualisiert · ExpiryEdge-Redaktion
Für FM-Teams, Hausverwaltungen und Betreiber, die laufend mit Dienstleistern arbeiten
Anforderungs-Link je Dienstleister, ohne Konto
Automatisches Nachfassen bis zur Vollständigkeit
Einzelnen Nachweis zurückweisen und neu anfordern
Erinnerung vor Ablauf jedes Nachweises
Kurz erklärt
Dienstleister-Nachweise zu verwalten heißt: Jeder Nachweis, den ein Auftragnehmer schuldet - Betriebshaftpflicht-Bestätigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG bei Bauleistungen, Mindestlohnerklärung, Fachkundenachweise - liegt mit Ablaufdatum an seinem Datensatz. ExpiryEdge fordert per Link ohne Anmeldung an, fasst automatisch nach, lässt Sie jeden Nachweis freigeben oder zurückweisen und erinnert 90, 60, 30 und 7 Tage vor Ablauf.
Wo die Nachweisführung bei Dienstleistern hakt
Einmal geprüft, dann vergessen
Bei der Vergabe lagen alle Nachweise vor. Seitdem ist die Freistellungsbescheinigung abgelaufen und die Versicherung hat ein neues Versicherungsjahr - angefordert hat das niemand.
Nachfassen per E-Mail skaliert nicht
Vierzig Dienstleister, je fünf Nachweise, unterschiedliche Fristen. Jemand verbringt jeden Montag mit Erinnerungsmails und der Suche nach Anhängen.
Portale schrecken kleine Betriebe ab
Der Zwei-Mann-Hausmeisterdienst legt für ein PDF kein weiteres Konto an. Die Anforderung bleibt liegen, bis der Auftrag beginnt.
Der falsche Nachweis kommt zurück
Falscher Firmenname, Geltungsdauer fehlt, nur Seite 1. Die erneute Anforderung per E-Mail beginnt den ganzen Austausch von vorn.
Kontrollpflicht ohne Beleg
Wer Leistungen vergibt, bleibt zur Auswahl und Kontrolle verpflichtet. Ohne Dokumentation lässt sich das im Schadensfall kaum zeigen - Stichwort Organisationsverschulden.
Haftungsrisiken in der Kette
Für den Mindestlohn der Beschäftigten eines Auftragnehmers kann der Auftraggeber wie ein Bürge haften; bei Bauleistungen kommen Bauabzugsteuer und Sozialversicherungsbeiträge hinzu.
Nachweise, die Betreiber und Hausverwaltungen von Dienstleistern einholen
Welche Nachweise üblich sind, worauf sie sich stützen und wie lange sie tragen. Wo keine gesetzliche Gültigkeit besteht, legt Ihr Vertrag die Aktualität fest.
| Nachweis | Gültigkeit / Rhythmus | Wozu | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Betriebshaftpflicht - Versicherungsbestätigung | je Versicherungsjahr, meist jährlich neu anfordern | Deckung für Personen- und Sachschäden im Objekt | Vertrag (FM-Rahmenvertrag) |
| Freistellungsbescheinigung | Geltungsdauer steht auf der Bescheinigung; in der Praxis höchstens 3 Jahre, auch projektbezogen möglich | Ohne gültige Bescheinigung bei Zahlung müssen Empfänger von Bauleistungen 15 % Bauabzugsteuer einbehalten | §§ 48, 48b EStG |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse | keine gesetzliche Gültigkeit, Momentaufnahme; elektronisch als eUB (Verfahren seit 1.7.2026 erweitert) | Bei Bauleistungen: lückenlose Bescheinigungen über die Vertragslaufzeit entlasten von der Beitragshaftung | § 28e Abs. 3a-3f SGB IV |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung Berufsgenossenschaft | muss lückenlos von Auftragsvergabe bis Abnahme decken, ggf. mehrere | Entlastung von der Haftung für Unfallversicherungsbeiträge | § 150 Abs. 3 SGB VII |
| Mindestlohnerklärung / Nachunternehmererklärung | je Vertrag, bei Verlängerung erneuern | Auftraggeber haftet für das Mindestentgelt wie ein Bürge | § 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG |
| Fachkundenachweise (Elektrofachkraft, Sachkundiger Feuerlöscher, VDI 6022-Schulung u. a.) | je nach Nachweis; Fortbildung erforderlich | Belegt die Qualifikation für prüfpflichtige Arbeiten | DGUV V3, TRBS 1203, DIN 14406-4 |
| Gewerbeanmeldung / Handwerkskarte | einmalig, bei Änderung neu | Zuverlässigkeit, zulassungspflichtige Gewerke | GewO, HwO |
| Unterweisung / Objekteinweisung | vor Arbeitsbeginn, bei Änderung erneut | Belegt, dass Gefahren und Regeln im Objekt bekannt sind | Vertrag, Gefährdungsbeurteilung |
Eine Nachweisakte je Dienstleister
Jeder Nachweis mit Status und nächstem Schritt an einem Ort. Anforderungen laufen selbstständig, bis die Akte vollständig ist.
Vom Nachtelefonieren zur Nachweisakte, die sich selbst aktuell hält
Ein Link für alle Nachweise eines Dienstleisters
Legen Sie einmal eine Vorlage an - Versicherungsbestätigung, Freistellungsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Fachkundenachweis, Mindestlohnerklärung - und schicken Sie sie jedem Dienstleister als Link. Er lädt Dateien hoch, trägt Geltungsdauer und Nummern ein und unterschreibt Erklärungen elektronisch. Ohne Konto, ohne Passwort.
Vorlagen je Gewerk oder Dienstleistungsart
Dateien, Daten, Nummern und E-Signatur
Funktioniert auf jedem Gerät
Automatisches Nachfassen bis alles da ist
Legen Sie den Rhythmus einmal fest, zum Beispiel Tag 3, 7 und 14 nach Versand, und ExpiryEdge fasst nach, bis die Anforderung erledigt ist. Sie sehen, wann der Link geöffnet wurde und was noch fehlt - ohne Ihr Postfach zu durchsuchen.
Nachfass-Rhythmus je Anforderung
Status geöffnet, in Bearbeitung, erledigt
Jederzeit pausieren oder abbrechen
Freigeben oder zurückweisen - Nachweis für Nachweis
Falscher Firmenname, keine Geltungsdauer, Dienstsiegel nicht lesbar: Weisen Sie genau diesen Nachweis mit Kommentar zurück. Derselbe Link öffnet sich erneut, der Dienstleister korrigiert nur das Markierte, alles Freigegebene bleibt bestehen. Die Echtheit prüfen Sie wie gewohnt selbst, etwa die Freistellungsbescheinigung beim BZSt.
Freigabe oder Zurückweisung je Feld
Kommentar sagt, was zu korrigieren ist
Vollständige Historie jeder Einreichung
Aus dem Ablaufdatum wird die nächste Anforderung
Jeder freigegebene Nachweis trägt sein Ablaufdatum. ExpiryEdge erinnert die verantwortliche Person 90, 60, 30 und 7 Tage vorher und kann dem Dienstleister die nächste Anforderung automatisch schicken. Für Unbedenklichkeitsbescheinigungen ohne festes Ablaufdatum legen Sie einen festen Rhythmus fest, damit die Kette lückenlos bleibt.
Erinnerung per E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Teams
Status gültig, bald fällig, abgelaufen
Eskalation bei abgelaufenem Nachweis
Nachweise je Objekt, Dienstleister oder Stichtag
Ordnen Sie Dienstleister den Objekten zu, in denen sie tätig sind. Exportieren Sie, wer wo mit welchen Nachweisen gearbeitet hat und wann jeder Nachweis angefordert, eingegangen und freigegeben wurde - als CSV, PDF oder XLSX für Versicherer, Eigentümer oder eine Betriebsprüfung.
Dienstleister nach Objekt und Eigentümer
Zeitgestempelte Anforderungs- und Freigabehistorie
Export als CSV, PDF oder XLSX
ExpiryEdge, E-Mail mit Excel oder Nachunternehmer-Portal
| ExpiryEdge | E-Mail + Excel | Portal | |
|---|---|---|---|
| Kein Konto für den Dienstleister | |||
| Automatisches Nachfassen | |||
| Einzelnen Nachweis zurückweisen und neu anfordern | Je nach Anbieter | ||
| Erinnerung vor Ablauf an die verantwortliche Person | Manuell | ||
| Im selben System wie Prüffristen und Verträge | |||
| Zeitgestempelte Historie je Nachweis | |||
| Gebühren für Ihre Dienstleister | Häufig |
Üblich sind eine aktuelle Betriebshaftpflicht-Versicherungsbestätigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, eine Mindestlohnerklärung, Fachkundenachweise für prüfpflichtige Arbeiten (etwa Elektrofachkraft nach DGUV V3 oder Sachkundiger nach DIN 14406-4) sowie Gewerbeanmeldung oder Handwerkskarte. Erbringt der Dienstleister Bauleistungen, kommt die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG hinzu. Was im Einzelfall nötig ist, ergibt sich aus Vertrag, Leistung und Gefährdungsbeurteilung.
Die Geltungsdauer steht auf der Bescheinigung selbst; § 48b EStG schreibt nur vor, dass sie angegeben wird. Nach Praxis der Finanzverwaltung wird sie für höchstens drei Jahre erteilt, sie kann aber auch kürzer oder nur für ein Projekt gelten. Maßgeblich ist, dass sie im Zeitpunkt der Zahlung gültig ist. ExpiryEdge erinnert vor Ablauf und fordert die neue Bescheinigung per Link an; die Online-Prüfung beim BZSt führen Sie selbst durch.
Eine gesetzliche Gültigkeitsdauer gibt es nicht; die Bescheinigung bildet den Stand bei Ausstellung ab. Bei Bauleistungen verlangt § 28e Abs. 3f SGB IV für die Enthaftung lückenlose Bescheinigungen über die gesamte Vertragslaufzeit, bei der Berufsgenossenschaft gilt Entsprechendes. Viele Auftraggeber legen deshalb vertraglich fest, wie alt eine Bescheinigung höchstens sein darf, und fordern sie regelmäßig neu an. In ExpiryEdge hinterlegen Sie diesen Rhythmus, die Anforderung geht dann automatisch raus.
§ 13 MiLoG verweist auf § 14 AEntG: Danach haftet ein Unternehmer, der einen anderen mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, für das Mindestentgelt wie ein Bürge. Die Rechtsprechung grenzt den Anwendungsbereich ein, etwa auf Konstellationen, in denen eigene Pflichten weitergegeben werden. Eine Mindestlohnerklärung ersetzt keine Prüfung, dokumentiert aber Ihre Sorgfalt. Lassen Sie die Frage für Ihre Verträge rechtlich bewerten.
Über einen Anforderungs-Link. Der Dienstleister öffnet ihn auf jedem Gerät, lädt die Dateien hoch, trägt Geltungsdauer und Nummern ein und unterschreibt bei Bedarf elektronisch - ohne Registrierung. ExpiryEdge fasst nach dem von Ihnen festgelegten Rhythmus nach, bis alles vorliegt, und legt jede Antwort am Datensatz des Dienstleisters ab.
Wer Prüfungen, Reinigung oder Sicherheitsdienst vergibt, bleibt zur sorgfältigen Auswahl, Anweisung und Kontrolle verpflichtet. Eine vollständige, datierte Nachweisakte je Dienstleister zeigt, dass Sie diese Pflichten wahrgenommen haben, und hilft im Schadensfall gegen den Vorwurf des Organisationsverschuldens.
Ja. Ordnen Sie Dienstleister ihren Objekten zu und filtern Sie nach Objekt. Die Ansicht zeigt jeden Dienstleister mit dem Status seiner Nachweise, sodass die Objektbetreuung vor Arbeitsbeginn prüfen kann. Der Export liefert dieselbe Liste für Eigentümer oder Versicherer.
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