Wissen, dass jede Einsatzkraft an jedem Objekt qualifiziert ist - vor Schichtbeginn.

Geben Sie jeder Einsatzkraft einen Datensatz je Nachweis - Unterrichtung oder Sachkundeprüfung nach § 34a GewO, Erste Hilfe, Schulungen - mit Nummer, ausstellender Stelle, Datum und Kopie. Der Sachkundenachweis selbst läuft in der Regel nicht ab, wiederkehrende Schulungen, Auffrischungen und kundenspezifische Vorgaben aber schon. ExpiryEdge erinnert Einsatzkraft und Compliance 90, 60, 30 und 7 Tage vorher und eskaliert bei Fristablauf. Einen automatischen Abgleich mit dem Bewacherregister nimmt ExpiryEdge nicht vor; prüfen Sie den Status dort nach Ihrem eigenen Verfahren.

Machen Sie den Nachweisstatus für alle sichtbar, die den Dienstplan erstellen. In ExpiryEdge erscheint jeder Nachweis bei der Einsatzkraft als gültig, bald fällig oder abgelaufen, und die Disposition filtert vor der Veröffentlichung nach Objekt oder Funktion. Erinnerungen gehen an Disposition und Einsatzkraft, sodass absehbar ist, wer in den nächsten 30 Tagen nicht mehr einsetzbar ist. ExpiryEdge erstellt selbst keine Dienstpläne, übergibt Statusänderungen aber per API oder Webhooks an Ihre Planungssoftware, die betroffene Personen dann sperren oder markieren kann.

Erfassen Sie jeden Punkt als eigenen Nachweis am Datensatz der Einsatzkraft: befristeter Waffenschein (die Waffenbesitzkarte selbst ist unbefristet), Schießtraining, Erste-Hilfe-Ausbildung und Pflichtschulungen, jeweils mit eigenem Datum und Bescheinigung. Legen Sie den Erinnerungsrhythmus je Typ fest, denn eine behördliche Erlaubnis braucht mehr Vorlauf als ein Erste-Hilfe-Kurs. Einsatzkräfte werden per SMS oder WhatsApp erinnert, das Compliance-Team per E-Mail. Fristen und Anforderungen im Waffenrecht richten sich nach den Vorgaben der zuständigen Waffenbehörde.

Schicken Sie jeder neuen Einsatzkraft einen Upload-Link. Sie öffnet ihn auf dem Handy, lädt Sachkundenachweis, Erlaubnisse und Bescheinigungen hoch und unterschreibt Erklärungen elektronisch, ohne ein Konto anzulegen. ExpiryEdge legt jedes Dokument mit Datum am Datensatz ab; ist ein Foto unlesbar oder veraltet, weisen Sie genau dieses Dokument zurück und die Einsatzkraft wird um einen neuen Upload gebeten. Derselbe Weg funktioniert bei Auffrischungen, sodass neue Bescheinigungen sofort am Datensatz liegen.

Ordnen Sie die Einsatzkräfte ihren Kundenobjekten zu und exportieren Sie die Liste, wenn der Auftraggeber fragt. Der Export zeigt jede eingesetzte Person mit Nachweisart, Datum, Status und hinterlegtem Dokument als CSV, PDF oder XLSX. Weil jeder Upload und jede Verlängerung zeitgestempelt ist, belegen Sie auch, dass eine Person an einem früheren Datum qualifiziert war - wichtig, wenn ein Auftraggeber einen Vorfall prüft. Auf Wunsch des Auftraggebers schicken Sie diese Liste monatlich oder zu jeder Vertragsbesprechung.

Legen Sie jeden Bewachungsvertrag als eigenen Datensatz mit Beginn, Laufzeitende, Kündigungsfrist und Vertragskopie an. Setzen Sie die erste Erinnerung vor die Kündigungsfrist, nicht vor das Laufzeitende, damit Zeit zum Nachverhandeln oder Kündigen bleibt. Erinnerungen gehen an die Kundenbetreuung und eskalieren an die Geschäftsführung, wenn die Frist verstreicht. Versicherungsnachweise, die Auftraggeber verlangen, liegen am selben Kundendatensatz, sodass Vertrag und Deckungsnachweis gemeinsam erneuert werden.