So erstellen Sie einen Workflow
Workflows sind mehrstufige Checklisten (Sections und Tasks), die Sie an Fristen hängen und automatisch auslösen können.
Was ist das
Ein Workflow ist eine mehrstufige Checkliste - gegliedert in Sections und Tasks, jede mit eigener Priority, Status, Terminen und Verantwortlichem -, die an Fristen gehängt und automatisch rund um deren Datum ausgelöst werden kann. Er macht aus „diese Lizenz verlängern" statt einer einzelnen Frist einen nachverfolgten Prozess mit mehreren Beteiligten und Teilaufgaben.
Wann und warum nutzen
Schritte- Nutzen Sie einen Reminder (siehe Reminders & Notifications), wenn Sie nur einen Anstoß brauchen - eine E-Mail oder Benachrichtigung, dass etwas bevorsteht.
- Nutzen Sie einen Workflow, wenn die Erledigung der Frist tatsächlich mehrere Schritte oder mehrere Personen umfasst - z. B. „Verlängerungsunterlagen zusammenstellen → Freigabe der Führungskraft einholen → beim Anbieter einreichen → Eingang bestätigen → Frist aktualisieren" - und Sie den Fortschritt jedes einzelnen Schritts nachverfolgen wollen, nicht nur einmal benachrichtigt werden möchten.
- Workflows und Reminders schließen sich nicht gegenseitig aus: Ein Reminder sagt, dass es Zeit ist anzufangen, ein Workflow verfolgt, ob es tatsächlich getan wird. Viele Teams nutzen bei derselben Frist beides.
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Workflows und klicken Sie auf Create Workflow.
- Geben Sie einen Workflow Title ein, optional eine Description, einen optionalen Workflow Type (Kategorie) und beliebige Tags, und klicken Sie auf Create.
- Klicken Sie im Workflow-Editor auf + Add Section, um eine logische Gruppe von Aufgaben zu erstellen (z. B. „Pre-Renewal Phase").
- Klicken Sie innerhalb einer Section auf + Add Task, um einen Schritt hinzuzufügen: vergeben Sie einen Task Title, optional eine Description, Priority, Status, Start Date/Due Date und Assign to.
- Ordnen Sie Schritte per Drag-and-drop neu an, oder bearbeiten bzw. löschen Sie einen Schritt über sein Menü.
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