Dateien oder Workflow anhängen

Ergänzen Sie eine Frist um Belege, einen verknüpften Anbieter- bzw. Kontaktdatensatz oder eine automatisierte Checkliste.

Was ist das
Fristen können über ihre eigenen Felder hinaus drei Arten von Kontext tragen: Attachments (der eigentliche Vertrag, das Zertifikat oder die Police als Datei), eine Directory-Verknüpfung (der Anbieter, die Person oder Entität, um die es geht) und einen Workflow (eine Checkliste mit Aufgaben, die rund um das Datum der Frist abläuft).
Wann und warum nutzen
  • Hängen Sie Dateien an, damit der Nachweis bzw. das Dokument direkt bei der zugehörigen Frist liegt - statt in einem separaten Laufwerk, das erst gesucht werden muss.
  • Verknüpfen Sie einen Directory-Eintrag, wenn Sie Kontaktdaten oder Hintergrund zu den Beteiligten brauchen - z. B. wen Sie beim Anbieter anrufen, wenn ein Vertrag ausläuft.
  • Hängen Sie einen Workflow an, wenn die Erledigung der Frist keine einzelne Aktion ist, sondern ein mehrstufiger Prozess (z. B. „Unterlagen zusammenstellen → Freigabe einholen → Verlängerung einreichen → Eingang bestätigen"), den Sie nachverfolgen und optional automatisch auslösen möchten.
Schritte
  • Öffnen Sie die Frist, der Sie Kontext hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Edit.
  • Ziehen Sie unter Attachments Dateien hinein oder klicken Sie, um sie auszuwählen - mehrere Dateien sind möglich, jede wird mit ihrem Dateinamen angezeigt.
  • Klicken Sie unter Directory auf Attach Directory Entry, um einen Anbieter, Kontakt oder eine andere Entität zu suchen und zu verknüpfen - deren Kontaktdaten und Notizen werden dann bei der Frist angezeigt.
  • Klicken Sie unter Workflow auf Attach Workflow, um einen vorhandenen Workflow und einen Auslöser auszuwählen (Before Expiry, On Expiry Date, After Expiry, On Done, On Renewal oder Manual).
  • Klicken Sie auf Save. Sie können jede Verknüpfung später auf demselben Weg wieder entfernen, wie Sie sie hinzugefügt haben.
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