Den Standard-Erinnerungsplan festlegen
Legen Sie fest, wie viele Reminder verschickt werden, wie weit vor dem Ablaufdatum und zu welcher Uhrzeit - diese Standardwerte gelten für jede neue Frist.
Was ist das
Ein Reminder ist eine geplante Benachrichtigung (E-Mail, optional auch SMS/WhatsApp), die eine festgelegte Anzahl Tage, Wochen oder Monate vor oder nach dem Datum einer Frist verschickt wird. Der Standard-Erinnerungsplan ist die Abfolge von Remindern (z. B. 30 Tage vorher, 14 Tage vorher, am Tag selbst), die automatisch auf jede neue Frist angewendet wird, damit Sie das nicht bei jedem Datensatz einzeln einrichten müssen.
Wann und warum nutzen
Schritte- Legen Sie den Standardplan einmal fest, um Ihre organisationsweite Regel für „wie viel Vorlauf reicht" zu etablieren - die meisten Teams nutzen eine gestaffelte Abfolge (z. B. 30/14/7/1 Tage vorher), sodass die Dringlichkeit zunimmt, je näher die Frist rückt.
- Einzelne Fristen können den Standard weiterhin überschreiben, wenn eine bestimmte Frist einen anderen Vorlauf braucht (z. B. eine komplexe Verlängerung mit 90 Tagen Vorlaufzeit) - der Standard ist ein Ausgangspunkt, keine feste Regel.
- Das unterscheidet sich von einem Workflow-Trigger: Ein Reminder benachrichtigt lediglich, er verfolgt nicht, ob jemand darauf reagiert hat. Nutzen Sie zusätzlich zu Remindern einen Workflow, wenn Sie die Erledigung der Reaktion nachverfolgen möchten, nicht nur den Hinweis selbst.
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Reminder defaults (im Bereich Notifications) und öffnen Sie den Tab When to send.
- Klicken Sie auf + Add row, um einen Reminder hinzuzufügen: geben Sie eine Number ein (z. B. 30), eine Duration (days/weeks/months), ob er before oder after dem Ablauf ausgelöst wird, sowie die Time, zu der er verschickt wird.
- Fügen Sie beliebig viele Zeilen hinzu (z. B. 30 Tage vorher, 14 Tage vorher, 7 Tage vorher, am Tag selbst).
- Entfernen Sie eine Zeile über das Papierkorb-Symbol.
- Wählen Sie den Email Delivery Mode: eine E-Mail pro Frist oder eine gebündelte tägliche Zusammenfassung aller an diesem Tag fälligen Fristen.
- Klicken Sie auf Save changes. Neue Fristen nutzen diesen Plan standardmäßig - Sie können ihn weiterhin pro Frist überschreiben.
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