Brauchen Sie ein CAFM-System - oder Ihre Prüffristen unter Kontrolle?

1. Wer macht die Arbeit - eigenes Personal oder Dienstleister?

Führen eigene Techniker den Großteil der Instandhaltung aus, müssen Sie Einsätze, Material und Aufträge planen. Genau das kann ein CAFM-System: Es macht aus dem Wartungsplan Aufträge und verfolgt sie bis zur Erledigung.

Prüfen dagegen überwiegend externe Stellen - ZÜS für den Aufzug, Prüfsachverständige für sicherheitstechnische Anlagen, Elektrofachbetriebe nach DGUV V3, Labore nach TrinkwV -, ist Ihre Aufgabe eine andere: Jeder Termin muss rechtzeitig beauftragt werden, stattfinden und einen Prüfbericht hinterlassen. Das ist ein Fristen- und Nachweisproblem.

2. Was geht heute tatsächlich schief?

Benennen Sie den Fehler, den Sie verhindern wollen. Gehen Aufträge zwischen Störmeldung und Techniker verloren, hilft ein Auftragssystem.

Ist es die überfällige Prüfung, die abgelaufene Freistellungsbescheinigung eines Dienstleisters, die übersehene Kündigungsfrist im Mietvertrag oder der fehlende Prüfbericht, wenn der Versicherer fragt, dann helfen ein Verantwortlicher, ein Erinnerungsrhythmus, Eskalation und ein Nachweis am Datensatz.

3. Wie viel Einführungsaufwand ist tragbar?

CAFM-Systeme bilden Gebäude, Anlagen, Flächen und Prozesse detailliert ab. Bei großen Beständen zahlt sich das aus, erfordert aber meist ein Einführungsprojekt, Datenaufbereitung und Schulung.

ExpiryEdge übernimmt Ihre bestehende Prüfliste aus Excel, Sie weisen Verantwortliche zu, und am ersten Tag gehen Erinnerungen raus. Ein Anlagenkataster muss vorher nicht aufgebaut werden.

4. Wer muss die Erinnerung sehen?

Hausmeister, Objektbetreuung und Vertragsverantwortliche sind selten in einer FM-Plattform angemeldet. Erscheint die Erinnerung nur in einem System, das niemand öffnet, rutschen Fristen trotzdem durch.

ExpiryEdge erinnert die benannte Person per E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams und eskaliert an die Leitung, wenn eine Frist verstreicht.

Beides parallel nutzen

Viele Teams behalten ihr CAFM für Aufträge und Wartungsaufgaben und nutzen ExpiryEdge für das, wofür ein CAFM nicht gebaut ist: Prüffristen mit Nachweis, Nachweise von Dienstleistern, die kein Portal nutzen wollen, Versicherungs- und Mietvertragsfristen und einen Prüfpfad je Objekt.

• CAFM: Störmeldungen, Aufträge, Wartungsaufgaben, Anlagen- und Flächendaten

• ExpiryEdge: Prüffristen, Dienstleister-Nachweise, Verträge, Versicherungen, Prüfpfad

• Statusänderungen lassen sich per API und Webhooks an andere Systeme übergeben

Der Umstieg von Excel

Beginnen Sie mit dem, was da ist: eine Zeile je Prüfung und Objekt mit letztem Termin, Intervall, Dienstleister und Verantwortlichem. Importieren, Verantwortliche prüfen, Erinnerungsrhythmus je Prüfart festlegen. Danach jedem Dienstleister einen Link für den aktuellen Prüfbericht schicken, damit der Nachweis am Datensatz liegt.

• Objekte und Prüftermine aus Excel oder CSV importieren

• Rhythmus je Prüfart festlegen (z. B. 90/60/30/7 Tage)

• Aktuellen Prüfbericht je Dienstleister per Link anfordern