Die Unterweisung schulden Sie jedem Beschäftigten: vor Arbeitsbeginn, bei neuen Aufgaben oder Arbeitsmitteln und mindestens einmal im Jahr. Jugendliche müssen halbjährlich unterwiesen werden, bei Gefahrstoffen braucht es die Unterschrift. Hier sind die Regeln - und wie jede Unterweisung rechtzeitig stattfindet und belegt ist.
Zuletzt aktualisiert · ExpiryEdge-Redaktion
Der Arbeitgeber muss Beschäftigte bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien vor Aufnahme der Tätigkeit unterweisen (§ 12 ArbSchG). Die Unterweisung ist mindestens einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren (DGUV Vorschrift 1 § 4); Jugendliche unter 18 sind mindestens halbjährlich zu unterweisen (§ 29 JArbSchG).
Die gesetzlichen Anlässe und Mindestfristen, die Arbeitgeber einplanen müssen.
| Anlass | Regel | Grundlage |
|---|---|---|
| Einstellung, neue Aufgaben, neue Arbeitsmittel oder Technologie | vor Aufnahme der Tätigkeit | § 12 Abs. 1 ArbSchG |
| Wiederholung | erforderlichenfalls, mindestens aber einmal jährlich; dokumentieren | DGUV Vorschrift 1 § 4 Abs. 1 |
| Jugendliche unter 18 | vor Beginn und mindestens halbjährlich | § 29 JArbSchG |
| Gefahrstoffe | vor Beginn, danach mindestens jährlich; mündlich, arbeitsplatzbezogen; Inhalt und Zeitpunkt mit Unterschrift bestätigt | § 14 Abs. 2 GefStoffV |
| Leiharbeitnehmer | Entleiher unterweist, unter Berücksichtigung von Qualifikation und Erfahrung | § 12 Abs. 2 ArbSchG |
| Zeitpunkt | während der Arbeitszeit | § 12 Abs. 1 ArbSchG |
Mindestens einmal jährlich für alle Beschäftigten - und zusätzlich bei jedem Arbeitsbeginn, Wechsel des Aufgabenbereichs oder neuen Arbeitsmitteln. Für Jugendliche gilt mindestens halbjährlich. Bei Gefahrstoffen muss die jährliche Unterweisung mündlich erfolgen und per Unterschrift bestätigt werden.
Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber. In der Praxis unterweisen Führungskräfte und Vorgesetzte, die den Arbeitsplatz kennen; der Arbeitgeber kann die Aufgabe schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen übertragen (Pflichtenübertragung, § 13 ArbSchG). Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt unterstützen inhaltlich, übernehmen aber nicht die Verantwortung des Arbeitgebers.
DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Dokumentation, die GefStoffV zusätzlich Inhalt, Zeitpunkt und Unterschrift. Ein guter Nachweis enthält Thema, verwendete Betriebsanweisung mit Version, Datum, unterweisende Person, Teilnehmende mit Unterschrift und den nächsten Termin. Statt einer Unterweisung-Vorlage in Word lohnt sich ein System, das den nächsten Termin gleich mitplant.
Eine Unterweisung, die stattgefunden hat, aber nicht belegt ist, wird nach einem Unfall kaum anders bewertet als eine, die nie stattgefunden hat.
Digitale Hilfsmittel können die Unterweisung unterstützen und Unterschriften erfassen. Inhalte müssen aber arbeitsplatzbezogen bleiben, und Beschäftigte müssen Rückfragen stellen können. Die Gefahrstoff-Unterweisung ist nach § 14 GefStoffV mündlich durchzuführen.
Jede Person gegen jedes Unterweisungsthema - mit Datum, Unterschrift und nächster Fälligkeit.
Legen Sie je Arbeitsplatz und Funktion die Unterweisungsthemen fest - allgemeiner Arbeitsschutz, Maschinen, Stapler, Gefahrstoffe, Brandschutz, Erste Hilfe.
Übertragen Sie die Aufgabe an Vorgesetzte, die den Arbeitsplatz kennen - bei Delegation schriftlich (§ 13 ArbSchG).
Neue, versetzte und Leiharbeitskräfte werden vor Aufnahme der Tätigkeit unterwiesen.
Dokumentieren Sie, wer wann von wem zu welchem Thema unterwiesen wurde - bei Gefahrstoffen mit Unterschrift.
Planen Sie die nächste Unterweisung innerhalb von 12 Monaten, bei Jugendlichen innerhalb von 6 Monaten, mit Erinnerung an die unterweisende Person.
Machen Sie aus jeder Unterweisung eine Checkliste für die Führungskraft: Thema, Betriebsanweisung als Anhang, Teilnehmende bestätigen per E-Signatur, Zeitstempel wird erfasst. Nach Abschluss steht die nächste Fälligkeit automatisch 12 - oder 6 - Monate später fest.
Unterschrift, Foto und Zeitstempel je Schritt
Betriebsanweisung am Datensatz
Nächste Fälligkeit automatisch gesetzt
Die Führungskraft wird 30 und 7 Tage vor Fälligkeit erinnert, überfällige Unterweisungen eskalieren an die Standortleitung. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit sieht alle Überfälligen über alle Standorte und exportiert die Nachweise für die Berufsgenossenschaft oder die Aufsichtsbehörde.
E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Teams
Liste der Überfälligen je Standort und Abteilung
Export als CSV, PDF oder XLSX
Mindestens einmal jährlich nach DGUV Vorschrift 1 § 4, zusätzlich bei Einstellung, neuen Aufgaben und neuen Arbeitsmitteln oder Technologien (§ 12 ArbSchG). Jugendliche unter 18 sind mindestens halbjährlich zu unterweisen (§ 29 JArbSchG).
Ja. § 12 ArbSchG verpflichtet jeden Arbeitgeber, die Beschäftigten während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen - bezogen auf ihren Arbeitsplatz und Aufgabenbereich.
Der Entleiher, unter Berücksichtigung von Qualifikation und Erfahrung der überlassenen Person (§ 12 Abs. 2 ArbSchG). Die sonstigen Arbeitsschutzpflichten des Verleihers bleiben bestehen.
DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Dokumentation. Bei Gefahrstoffen schreibt § 14 GefStoffV vor, dass Inhalt und Zeitpunkt festgehalten und von den Unterwiesenen per Unterschrift bestätigt werden. Eine Unterschrift ist in jedem Fall der einfachste Nachweis.
Ja. Der Arbeitgeber kann die Aufgabe schriftlich auf zuverlässige und fachkundige Personen wie Vorgesetzte übertragen (§ 13 ArbSchG). Organisation und Kontrolle bleiben in seiner Verantwortung.
Ein Nachweis sollte Thema, Betriebsanweisung mit Version, Datum, unterweisende Person, Namen und Unterschriften der Teilnehmenden und den nächsten Termin enthalten. In ExpiryEdge ist das eine Checkliste mit E-Signatur, die den nächsten Termin automatisch plant.
Führen Sie je Person und Thema Datum und nächste Fälligkeit und erinnern Sie die verantwortliche Führungskraft vorher. ExpiryEdge macht das mit wiederkehrenden Datensätzen, Checklisten mit E-Signatur und einer Übersicht aller Überfälligen über alle Standorte.
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