Ratgeber · Ausländische Beschäftigte

Aufenthaltstitel von Mitarbeitern: was Arbeitgeber prüfen, aufbewahren und überwachen müssen.

Wer Drittstaatsangehörige beschäftigt, muss prüfen, ob der Aufenthaltstitel die Beschäftigung erlaubt, eine Kopie für die gesamte Beschäftigungsdauer aufbewahren und ein vorzeitiges Ende bestimmter Beschäftigungen binnen vier Wochen melden. Läuft ein Titel aus, muss der Verlängerungsantrag vor Ablauf bei der Ausländerbehörde sein - und Termine sind dort oft knapp.

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Zuletzt aktualisiert 25. Oktober 2026 · ExpiryEdge-Redaktion

Kurz erklärt

Arbeitgeber dürfen Drittstaatsangehörige nur beschäftigen, wenn deren Aufenthaltstitel die Beschäftigung erlaubt. Sie müssen das prüfen, für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie aufbewahren und bei Titeln für eine bestimmte Beschäftigung ein vorzeitiges Ende binnen vier Wochen der Ausländerbehörde melden (§ 4a Abs. 5 AufenthG). Beschäftigung ohne Erlaubnis kann mit bis zu 500.000 € geahndet werden.

Die Regeln im Überblick

Pflichten des Arbeitgebers beim Aufenthaltstitel

Was Aufenthaltsgesetz und SGB III von Arbeitgebern verlangen.

Pflichten des Arbeitgebers beim Aufenthaltstitel
Thema	Regel	Grundlage
Erlaubnis zur Beschäftigung	Beschäftigung nur mit Aufenthaltstitel, der sie erlaubt, und ohne Verbot oder Beschränkung	§ 4a Abs. 5 S. 1 AufenthG
Prüfpflicht	Arbeitgeber muss prüfen, ob die Voraussetzungen vorliegen	§ 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 1 AufenthG
Kopie	Kopie des Titels oder der Erlaubnis für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren, elektronisch oder auf Papier	§ 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 2 AufenthG
Vorzeitiges Ende der Beschäftigung	binnen 4 Wochen ab Kenntnis der Ausländerbehörde melden, wenn der Titel für diese Beschäftigung erteilt wurde	§ 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 3 AufenthG
Verlängerung vor Ablauf beantragt	bisheriger Titel gilt bis zur Entscheidung fort; Fiktionsbescheinigung wird ausgestellt	§ 81 Abs. 4, 5 AufenthG
Bußgeld: Beschäftigung ohne Erlaubnis	bis 500.000 €	§ 404 Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 SGB III
Bußgeld: fehlende 4-Wochen-Meldung	bis 30.000 €	§ 98 Abs. 2a Nr. 2, Abs. 5 AufenthG

EU-, EWR- und Schweizer Staatsangehörige brauchen für die Beschäftigung keinen Aufenthaltstitel. Ein für eine bestimmte Beschäftigung erteilter Titel kann einen Jobwechsel beschränken; prüfen Sie die Nebenbestimmungen. Stand: Oktober 2026, keine Rechtsberatung.

Quellen

Häufige Fragen, kurz beantwortet

Was Arbeitgeber zum Aufenthaltstitel wissen müssen

Aufenthaltstitel abgelaufen - was tut der Arbeitgeber?

Zuerst klären, ob vor Ablauf ein Verlängerungsantrag gestellt wurde. Dann gilt der bisherige Titel kraft Gesetzes bis zur Entscheidung fort, und die Ausländerbehörde stellt eine Fiktionsbescheinigung aus (§ 81 Abs. 4, 5 AufenthG); nehmen Sie eine Kopie und prüfen Sie, was sie zur Erwerbstätigkeit sagt. Wurde kein Antrag rechtzeitig gestellt, darf die Person bis zur Erlaubnis nicht beschäftigt werden. Ob und wie das Arbeitsverhältnis endet, ist eine arbeitsrechtliche Frage - holen Sie Rechtsrat ein.

Wie früh sollte die Verlängerung starten?

Früher, als das Datum vermuten lässt. In vielen Städten haben Ausländerbehörden lange Wartezeiten für Termine. Eine erste Erinnerung etwa vier Monate vor Ablauf und eine Kontrolle nach zwei Monaten, ob der Antrag gestellt ist, lassen Zeit für beides. Das ist unsere Empfehlung, keine gesetzliche Frist.

Rechtlich entscheidend ist der Tag, an dem der Antrag bei der Behörde eingeht - nicht der Tag des Termins.

Was gilt beim Arbeitgeberwechsel?

Ein für eine bestimmte Beschäftigung erteilter Titel kann andere Tätigkeiten beschränken; für die Änderung einer Beschränkung ist eine Erlaubnis nötig (§ 4a Abs. 3 AufenthG). Prüfen Sie vor dem ersten Arbeitstag die Nebenbestimmungen im Titel und, wo nötig, die Erlaubnis der Ausländerbehörde für die neue Stelle.

Gilt das auch für Nachunternehmer?

Teilweise ja. Wer Dienst- oder Werkleistungen in erheblichem Umfang von einem Unternehmer ausführen lässt, von dem er weiß oder fahrlässig nicht weiß, dass dieser Ausländer ohne Erlaubnis beschäftigt, kann selbst mit bis zu 500.000 € belangt werden (§ 404 Abs. 1 SGB III).

Beispiel

Verlängerung im Zeitstrahl und Übersicht der Titel

Erinnerungen weit vor Ablauf, Nachweis des Antrags, Fiktionsbescheinigung und neue Kopie - je Mitarbeiter.

Zeitstrahl zur Verlängerung eines Aufenthaltstitels mit Erinnerungen 120 und 60 Tage vor Ablauf, Fiktionsbescheinigung nach Antrag vor Ablauf und neuem Titel sowie eine Übersicht der Mitarbeitenden mit Dokument, Erwerbstätigkeit, Gültigkeit und Status — Beispieldarstellung. Die Erinnerungsabstände sind eine Empfehlung. Keine Rechtsberatung.

So funktioniert es

So behalten Sie Aufenthaltstitel im Blick

Vor dem ersten Arbeitstag prüfen

Stellen Sie fest, dass der Titel genau diese Beschäftigung erlaubt, und notieren Sie Nebenbestimmungen und Beschränkungen.

Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren

Speichern Sie die Kopie geschützt mit Ablaufdatum und beschränken Sie den Zugriff.

Mitarbeiter Monate vorher erinnern

Starten Sie etwa vier Monate vor Ablauf, damit ein Termin bei der Ausländerbehörde rechtzeitig möglich ist.

Antragsnachweis und neuen Titel einholen

Lassen Sie sich Antragsbestätigung oder Fiktionsbescheinigung und später den neuen Titel geben und ersetzen Sie die Kopie.

Vorzeitiges Ende binnen 4 Wochen melden

Wurde der Titel für diese Beschäftigung erteilt, melden Sie ein vorzeitiges Ende der Ausländerbehörde.

So führen Sie es in ExpiryEdge

Jeder Titel, jede Verlängerung, jede Kopie

Ein Datensatz je Mitarbeiter

Ablaufdaten mit langem Vorlauf

Jeder Aufenthaltstitel ist ein Datensatz mit Art, Nebenbestimmungen und Ablaufdatum. Mitarbeiter und HR werden in den von Ihnen gewählten Abständen erinnert - etwa 120, 60, 30 und 7 Tage vorher - per E-Mail, SMS oder WhatsApp, und HR sieht alle Titel, die im nächsten Quartal ablaufen, auf einem Bildschirm.

Vorlauf je Datensatz einstellbar

Erinnerung an Mitarbeiter und HR

Eskalation ohne Antragsnachweis

ExpiryEdge-Einstellungen für Mehrkanal-Erinnerungen an einem Aufenthaltstitel-Datensatz

Kopien ohne Hinterherlaufen

Antragsnachweis und neuer Titel per Upload-Link

Schicken Sie dem Mitarbeiter einen Link für Antragsbestätigung, Fiktionsbescheinigung und später den neuen Titel - ohne Konto. Die Kopie liegt mit Zeitstempel und rollenbasiertem Zugriff am Datensatz, sodass Sie Prüfung und Aufbewahrung belegen können.

Upload-Link ohne Anmeldung

Unlesbare Kopie zurückweisen und neu anfordern

Zeitgestempelter Prüfpfad

ExpiryEdge-Prüfansicht für ein hochgeladenes Dokument mit Freigabe und Zurückweisung

Häufig gestellte Fragen

Prüfen, ob der Titel die Beschäftigung erlaubt, eine Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren und bei Titeln für eine bestimmte Beschäftigung ein vorzeitiges Ende binnen vier Wochen der Ausländerbehörde melden (§ 4a Abs. 5 AufenthG).

Wurde die Verlängerung vor Ablauf beantragt, gilt der bisherige Titel bis zur Entscheidung fort, und es wird eine Fiktionsbescheinigung ausgestellt (§ 81 Abs. 4, 5 AufenthG). Ohne rechtzeitigen Antrag darf die Person bis zur Erlaubnis nicht beschäftigt werden. Zum Arbeitsverhältnis holen Sie Rechtsrat ein.

Für die Dauer der Beschäftigung, elektronisch oder in Papierform (§ 4a Abs. 5 S. 3 Nr. 2 AufenthG).

Bis zu 500.000 € für die Beschäftigung ohne erforderliche Erlaubnis (§ 404 Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 SGB III). Eine unterlassene Meldung des vorzeitigen Beschäftigungsendes kann mit bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 98 Abs. 2a, 5 AufenthG).

Nein. Staatsangehörige der EU, des EWR und der Schweiz haben freien Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt und brauchen für die Beschäftigung keinen Aufenthaltstitel.

Führen Sie jeden Titel als Datensatz mit Ablaufdatum, erinnern Sie Mitarbeiter und HR Monate vorher und holen Sie Antragsnachweis und neuen Titel per Link ein. ExpiryEdge macht das mit einstellbaren Erinnerungen, Upload-Links und Prüfpfad.

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