Ein benutzerdefiniertes Template erstellen
Templates definieren ein wiederverwendbares Set benutzerdefinierter Felder für Fristen - so erfassen ähnliche Fristen immer dieselben Informationen.
Was ist das
Ein Template ist ein wiederverwendbares Set zusätzlicher, strukturierter Felder (Text, Zahl, Währung, Datum, Checkbox, Dropdown usw.), das auf eine Frist angewendet wird. Während ein Expiry Type nur ein Label ist, fügt ein Template tatsächlich neue Formularfelder hinzu - jede Frist, die es nutzt, erfasst dieselben strukturierten Daten konsistent, statt auf Freitext in Notes angewiesen zu sein.
Wann und warum nutzen
Schritte- Nutzen Sie ein Template immer dann, wenn eine Kategorie von Fristen jedes Mal dieselben zusätzlichen strukturierten Daten braucht - z. B. braucht jeder Anbietervertrag „Contract Value", „Auto-Renew?" und „Kündigungsfrist"; jede Zertifizierung braucht „Zertifizierungsstelle" und „Lizenznummer".
- Das ist besser, als diese Angaben in das Freitextfeld Notes zu schreiben, denn strukturierte Felder sind durchsuchbar, sortierbar, auswertbar und - entscheidend - maschinenlesbar, sodass der RAG-Assistent und Insights/Berichte tatsächlich damit arbeiten können, statt Fließtext in einem Notizfeld zu durchforsten.
- Legen Sie kein Template für einen einmaligen Bedarf oder für Informationen an, die sich zwischen Datensätzen desselben Typs stark unterscheiden - dafür sind das freie Notes-Feld und die benutzerdefinierten Felder im Directory gedacht.
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Templates und klicken Sie auf New Template.
- Geben Sie einen Template Name ein (Pflichtfeld, muss eindeutig sein) sowie optional eine Description.
- Wählen Sie ein Icon und eine Color, damit sich das Template in Listen leichter erkennen lässt.
- Klicken Sie für jedes benötigte Feld auf Add Field: vergeben Sie ein Field Label, wählen Sie einen Field Type (text, textarea, number, currency, date, checkbox, email, url, phone oder select) und markieren Sie es als Req'd, wenn es Pflicht sein soll.
- Bei einem „select"-Feld listen Sie die Auswahlmöglichkeiten als kommagetrennte Options auf. Bei einem „currency"-Feld wählen Sie zusätzlich den Währungscode.
- Klicken Sie bei Bedarf bei einem Feld auf Add Options, um eine erklärende Description (als Tooltip angezeigt) oder einen Default Value festzulegen.
- Klicken Sie auf Create. Nutzen Sie jederzeit Preview (Augen-Symbol), um zu sehen, wie das Template im Expiry-Formular aussehen wird.
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