Einen Expiry Type erstellen oder löschen
Expiry Types sind die Kategorien, mit denen Sie Fristen einordnen (z. B. „Lizenz", „Vertrag", „Zertifikat").
Was ist das
Ein Expiry Type ist ein einfaches Kategorie-Label - nur ein Name (etwa „Versicherung", „Software License", „Mitarbeiterzertifizierung") -, mit dem Sie Fristen gruppieren und filtern. Er hat außer dem Namen keine eigenen Felder und dient rein der Organisation und Auswertung.
Wann und warum nutzen
Schritte- Nutzen Sie Types, wenn Sie vor allem sortieren und zählen wollen - „Wie viele Lizenzen haben wir?", „Zeig mir alle Verträge" - und keine zusätzlichen strukturierten Daten über die Standardfelder hinaus brauchen.
- Wenn Sie bei einer bestimmten Art von Frist immer wieder dieselben zusätzlichen Felder brauchen (z. B. jeder Anbietervertrag braucht „Contract Value" und „Kündigungsfrist"), ist das ein Zeichen, dass Sie ein Template brauchen, keinen reinen Type - den Unterschied erklärt der Artikel zu Templates.
- Types und Templates schließen sich nicht aus - einem Template kann (und sollte oft) zusätzlich ein passender Type zugewiesen werden, sodass Sie strukturierte benutzerdefinierte Felder und einfache Kategoriefilter zugleich haben.
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Expiry Types.
- Klicken Sie auf New Type, geben Sie einen eindeutigen Type Name ein und klicken Sie auf Create.
- Um einen Type umzubenennen, öffnen Sie das Zeilenmenü (drei Punkte), wählen Rename, ändern den Namen und klicken auf Save.
- Um einen Type zu löschen, dem noch Fristen zugeordnet sind, öffnen Sie das Zeilenmenü und wählen Delete - Sie werden dann gefragt, ob Sie diese Fristen einem anderen Type zuordnen, den Type stattdessen nur umbenennen oder den Type samt aller Fristen löschen möchten.
- Hat Ihr Tarif ein Limit für Kategorien, sehen Sie oben auf der Seite einen Nutzungs-Chip (z. B. „5 / 10 used").
E
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