Workflow oder Reminder nötig?
Reminders benachrichtigen, Workflows verfolgen einen Prozess. Die meisten echten Fristen brauchen irgendwann beides.
Was ist das
Ein Reminder ist eine einseitige Benachrichtigung - eine E-Mail (oder SMS/WhatsApp), die jemanden darauf hinweist, dass eine Frist näher rückt. Ein Workflow ist eine nachverfolgte, mehrstufige Checkliste - mit Abschnitten, Aufgaben, Verantwortlichen und Status -, die automatisch rund um das Datum einer Frist ausgelöst werden kann.
Wann und warum nutzen
- Wenn die Erledigung der Frist eine einzelne Aktion einer Person ist („dieses Abo einfach verlängern"), reicht ein Reminder allein völlig aus.
- Sind dagegen mehrere Schritte und/oder mehrere Personen beteiligt („Unterlagen zusammenstellen → Freigabe der Führungskraft einholen → beim Anbieter einreichen → Eingang bestätigen"), hängen Sie einen Workflow an, damit jeder Schritt nachverfolgt wird - nicht nur der erste Hinweis.
- Beide lassen sich gut kombinieren: Der Reminder sagt, wann jemand anfangen soll, der Workflow verfolgt, ob es tatsächlich fertig wurde. Viele Organisationen setzen bei wichtigen Fristen beides ein - einen Reminder 30 Tage vorher und einen Workflow, der ebenfalls nach 30 Tagen startet, damit der Vorgang nicht nur „gesehen", sondern auch erledigt wird.
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