Wohin gehört diese Datei?
Drei Orte für Dateien in ExpiryEdge - Attachments, Documents und Directory -, jeder passend für einen anderen Geltungsbereich und Zweck.
Was ist das
Die Dateiablage in ExpiryEdge ist auf drei Ebenen angelegt: eine einzelne Frist, eine übergreifende Ordnerstruktur oder ein wiederverwendbarer Entitäts-Datensatz.
Wann und warum nutzen
- Nutzen Sie Attachments an der einzelnen Frist, wenn eine Datei genau zu einer Frist gehört (z. B. der unterschriebene Vertrag für genau diese Verlängerung) - das ist die einfachste Option und bindet die Datei eng an diesen Datensatz.
- Nutzen Sie Documents (die Ordnerverwaltung im Drive-Stil), wenn Sie eine übergreifende Organisation über mehrere Fristen hinweg brauchen - z. B. einen Kunden- oder Projektordner mit mehreren zusammengehörigen Verträgen, Korrespondenz und Referenzmaterial.
- Nutzen Sie das Directory für Dateien, die zu einer Entität gehören statt zu einem einzelnen Ereignis - z. B. der Rahmenvertrag eines Anbieters, der für viele seiner Verträge gilt: einmal am Directory-Eintrag hinterlegt, statt bei jeder zugehörigen Frist erneut hochgeladen.
- Diese drei schließen sich nicht gegenseitig aus - eine Frist kann gleichzeitig ein eigenes Attachment haben, in einem Documents-Ordner erscheinen und mit einem Directory-Eintrag verknüpft sein.
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