Dateien in Documents organisieren
Documents ist eine Dateiverwaltung im Stil von Google Drive - Fristen erscheinen direkt daneben, sodass alles rund um einen Kunden an einem Ort liegt.
Was ist das
Eine vielseitige Datei- und Ordnerverwaltung im Stil von Google Drive. Anders als Attachments an einer einzelnen Frist (die nur für diesen einen Datensatz gelten) erlaubt Documents eine übergreifende Ordnerstruktur - z. B. nach Kunde, Abteilung oder Projekt -, in der hochgeladene Dateien und Fristen nebeneinander liegen können.
Wann und warum nutzen
Schritte- Nutzen Sie Documents, wenn Sie eine Ordnerhierarchie brauchen, die über eine einzelne Frist hinausgeht - z. B. einen Ordner „Kunde XYZ" mit dessen Verträgen (Fristen), Korrespondenz und Referenzdateien zusammen.
- Nutzen Sie stattdessen Attachments an der einzelnen Frist, wenn eine Datei genau zu einer Frist gehört und keine übergreifende Organisation braucht - das ist einfacher und bindet die Datei eng an diesen Datensatz.
- Beides schließt sich nicht aus: Die Attachments einer Frist und ihre Präsenz in einem Documents-Ordner können nebeneinander bestehen, da Documents Fristen neben Dateien anzeigt, statt Attachments zu ersetzen.
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Documents.
- Navigieren Sie über die Ordnerstruktur links oder die Breadcrumbs oben; wechseln Sie mit Grid/List die Ansicht.
- Erstellen Sie einen Ordner über die Schaltfläche New Folder, oder ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer an eine beliebige Stelle auf der Seite, um sie in den aktuellen Ordner hochzuladen.
- Doppelklicken Sie einen Ordner, um ihn zu öffnen; doppelklicken Sie einen Dateinamen, um ihn direkt umzubenennen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder nutzen Sie das Zeilenmenü) auf eine Datei oder einen Ordner für Preview, Download, Rename, Move oder Delete.
- Ziehen Sie Dateien oder Ordner per Drag-and-drop auf einen anderen Ordner in der Seitenleiste, um sie zu verschieben.
- Fristen erscheinen neben Ihren Dateien (in einer anderen Farbe dargestellt) - klicken Sie darauf, um direkt von hier aus die Detailseite zu öffnen.
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