Kontakt zum Directory hinzufügen

Das Directory speichert wiederverwendbare Kontaktdatensätze - Personen, Unternehmen, Anbieter oder Assets -, die Sie mit jeder Frist verknüpfen können.

Was ist das
Das Directory ist ein schlankes CRM- und Asset-Register, das fest in ExpiryEdge integriert ist: wiederverwendbare Datensätze für Personen, Unternehmen, Anbieter, Kunden, Partner, physische Assets oder Immobilien, auf die sich Ihre Fristen beziehen. Ein einzelner Directory-Eintrag lässt sich mit vielen Fristen verknüpfen (z. B. ein Anbieter-Datensatz, der an jedem Vertrag mit diesem Anbieter hängt).
Wann und warum nutzen
  • Nutzen Sie es, wann immer dieselbe Person, Firma oder Anlage bei mehreren Fristen vorkommt - legen Sie den Eintrag einmal an und verknüpfen Sie ihn überall, statt Kontaktdaten immer wieder neu einzutippen und sie so auch synchron zu halten.
  • Das unterscheidet sich von den Contacts zur Benachrichtigung an einer Frist (wer die Reminder-E-Mails erhält) - im Directory geht es um Kontext und Referenzinformationen (wer/was mit dieser Frist zu tun hat), bei den Benachrichtigungskontakten dagegen um wer benachrichtigt wird. Dieselbe Person kann beides sein.
  • Nützlich auch für Dinge, die keine Personen sind - erfassen Sie Garantie und Seriennummer eines physischen Assets oder Grundbuch- und Bebauungsangaben einer Property als Directory-Eintrag und verknüpfen Sie dann jede zugehörige Frist (Wartung, Versicherung, Inspektion) damit.
Schritte
  • Gehen Sie in der Seitenleiste zu Directory und klicken Sie auf New Entry.
  • Geben Sie den Name ein und wählen Sie einen Type: Person, Company, Vendor, Client, Partner, Asset, Property oder Other.
  • Füllen Sie bei Bedarf die Contact Details aus (E-Mail, Telefon, Adresse).
  • Je nach gewähltem Type erscheint ein Abschnitt mit vorgeschlagenen Feldern (z. B. bei Vendor: Account Number und Payment Terms; bei Asset: Serial Number und Warranty Expiry) - füllen Sie aus, was zutrifft.
  • Fügen Sie Notes mit Hinweisen hinzu, die überall sichtbar sein sollen, wo dieser Datensatz mit einer Frist verknüpft ist.
  • Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Custom Fields hinzu (Paare aus Label und Wert), die noch nicht abgedeckt sind.
  • Klicken Sie auf Create Entry.
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