Expiry Type vs. Template vs. Directory
Drei Funktionen, die alle Fristen „strukturieren" - aber unterschiedliche Probleme lösen. So unterscheiden Sie sie.
Was ist das
Diese drei Funktionen werden am häufigsten verwechselt, weil es auf den ersten Blick bei allen um die „Kategorisierung" von Fristen geht. Tatsächlich lösen sie drei unterschiedliche Probleme:
Wann und warum nutzen
- Expiry Type = ein einfaches Label zum Filtern und Zählen (z. B. „Lizenz", „Vertrag"). Keine zusätzlichen Felder. Nutzen Sie es, wenn Sie nur gruppieren und suchen müssen.
- Template = ein wiederverwendbares Set zusätzlicher strukturierter Felder, das auf eine Frist angewendet wird (z. B. braucht jeder Anbietervertrag „Vertragswert" und „Kündigungsfrist"). Nutzen Sie es, wenn eine bestimmte Art von Frist immer dieselben zusätzlichen Daten strukturiert erfassen soll, statt sie lose in die Notes zu tippen.
- Directory = wiederverwendbare Datensätze zu Entitäten (Personen, Unternehmen, Anbieter, Assets, Immobilien), die unabhängig von einer einzelnen Frist bestehen und mit beliebig vielen zugehörigen Fristen verknüpft werden. Nutzen Sie es, wenn dieselbe reale Person, Firma oder Anlage bei mehreren Fristen auftaucht und Sie deren Angaben nicht jedes Mal neu eintippen wollen.
- Ein konkretes Beispiel: Ein Type „Software License" fasst alle Ihre Lizenz-Fristen zusammen; ein Template „Software License" fügt jeder davon Felder wie „Seats Purchased" und „License Key" hinzu; ein Directory-Eintrag für den Anbieter („Acme Software Inc.") enthält die Kontaktdaten des zuständigen Account Managers und wird mit jeder Frist verknüpft, die Sie mit diesem Anbieter haben. Alle drei lassen sich - und sollten oft - gemeinsam auf derselben Frist genutzt werden.
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