DBS Check
Eine Prüfung des Disclosure and Barring Service (DBS) - ein britisches Screening-Verfahren, das strafrechtliche Verurteilungen und Verwarnungen offenlegt, die für eine bestimmte Rolle relevant sind.
Kurzübersicht
Was ist DBS Check?
Ein DBS Check (Disclosure and Barring Service Check) ist ein Background-Screening-Verfahren, das Arbeitgeber in England und Wales nutzen, um vorhandene Vorstrafen einer Person zu prüfen. Er löste 2012 den CRB Check (Criminal Records Bureau) ab und wird vom Disclosure and Barring Service verwaltet.
Arbeitgeber setzen DBS Checks ein, um sicherere Einstellungsentscheidungen zu treffen - besonders bei Rollen mit Kontakt zu Kindern, schutzbedürftigen Erwachsenen oder Vertrauenspositionen. Ein einheitliches Ablaufdatum gibt es nicht: Das DBS-Zertifikat selbst verfällt nicht, doch die meisten Organisationen legen eigene Verlängerungsrichtlinien fest - bei regulierten Rollen meist alle 1 bis 3 Jahre.
Schottland nutzt ein eigenes System (Disclosure Scotland / PVG-Programm), Nordirland arbeitet mit Access NI.
Arten von DBS Check
Basic DBS Check
Zeigt nur nicht getilgte Vorstrafen. Für jede Person und jede Stelle verfügbar. Getilgte Vorstrafen oder Verwarnungen werden nicht angezeigt.
Standard DBS Check
Zeigt getilgte und nicht getilgte Vorstrafen, Verwarnungen, Ermahnungen und letzte Warnungen. Umfassender als Basic.
Enhanced DBS Check
Umfassendste Stufe. Enthält alles aus Standard plus relevante Informationen der örtlichen Polizeibehörden.
Enhanced DBS mit Barred-List-Abgleich
Enhanced Check PLUS Abgleich mit der Liste der Personen, die von der Arbeit mit Kindern und/oder schutzbedürftigen Erwachsenen ausgeschlossen sind.
Was passiert bei Versäumnis?
Versäumt ein Arbeitgeber, für eine regulierte Rolle einen DBS Check einzuholen oder zu verlängern, verletzt er seine gesetzliche Sorgfalts- und Schutzpflicht. Mitarbeitende ohne aktuellen Check dürfen in regulierten Positionen nicht weiterarbeiten. In Pflegeheimen, Schulen und im Gesundheitswesen kann das Untersuchungen durch CQC, Ofsted oder andere Aufsichtsbehörden auslösen. Arbeitgebern drohen Strafverfolgung, Reputationsschäden und zivilrechtliche Haftung. Das Risiko ist real - Aufsichtsbehörden stellen abgelaufene DBS Checks regelmäßig bei Inspektionen fest.
Wie Unternehmen dies nachverfolgen & steuern
Die meisten Organisationen verwalten DBS-Verlängerungen in einem zentralen Register - entweder als Tabelle oder in spezieller Compliance-Software. Die Herausforderung liegt in der Größenordnung: Ein Pflegeheim mit 60 Mitarbeitenden, mehreren Auftragnehmern und ehrenamtlichen Kräften kann 80 oder mehr DBS Checks in unterschiedlichen Stadien haben. Manuelle Nachverfolgung versagt, wenn die HR-Verantwortliche im Urlaub ist, ein Mitarbeitender die Rolle wechselt oder Zeitarbeitskräfte kurzfristig eingesetzt werden. Spezialisierte Tracking-Software wie ExpiryEdge benachrichtigt die verantwortliche Person 60-90 Tage vor jeder fälligen DBS-Verlängerung - für jede einzelne Person, automatisch.
Verlängerungen für DBS Check nicht länger in Tabellen verfolgen
ExpiryEdge sendet automatisierte Erinnerungen, bevor jede DBS Check-Verlängerung fällig wird - für jede Mitarbeiterin, jeden Mitarbeiter, jeden Auftragnehmenden und jede ehrenamtliche Kraft, einzeln. Einmal einrichten, dauerhaft compliant bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Das DBS-Zertifikat selbst hat kein festes Ablaufdatum. Arbeitgeber legen jedoch eigene Verlängerungsrichtlinien fest - bei regulierten Rollen meist alle 1 bis 3 Jahre. Der DBS Update Service ermöglicht es Arbeitgebern, zwischen den Verlängerungszyklen zu prüfen, ob ein Zertifikat noch aktuell ist (Abo für 13 £/Jahr, zu zahlen von der/dem Mitarbeitenden).
In vielen Fällen ja - Arbeitgeber können auf Basis einer Risikobewertung und mündlicher Zusicherung einstellen, während der Check bearbeitet wird, sofern es sich nicht um eine regulierte Tätigkeit handelt. Bei regulierten Tätigkeiten mit Kindern oder schutzbedürftigen Erwachsenen müssen Arbeitgeber auf einen unbedenklichen Enhanced DBS mit Barred-List-Abgleich warten oder gezielte Risikominderungsmaßnahmen ergreifen. Die Vorgehensweise variiert je nach Branche und Arbeitgeber.
Arbeitgeber übernehmen in der Regel die Kosten für DBS Checks ihrer Mitarbeitenden (18-38 £, je nach Stufe). Ehrenamtliche Rollen sind von der Gebühr befreit. Einzelpersonen können einen Basic Check auch selbst beantragen.
Ein Abo-Dienst (13 £/Jahr, bezahlt von der/dem Mitarbeitenden), der ein DBS-Zertifikat aktuell hält. Arbeitgeber können das Zertifikat online prüfen, statt ein neues zu beantragen - das spart Zeit und Kosten. Besonders nützlich bei Rollen mit häufigen DBS-Anforderungen.
Nicht zwangsläufig. Die gewählte Stufe bestimmt den Umfang. Basic zeigt nur nicht getilgte Vorstrafen. Standard ergänzt getilgte Vorstrafen und Verwarnungen. Enhanced fügt polizeiliche Erkenntnisse hinzu. Barred-List-Abgleiche prüfen zusätzlich gegen spezielle Register. Getilgte Vorstrafen, die bestimmte Filterkriterien erfüllen, erscheinen unter Umständen gar nicht.
Verpassen Sie nie eine Compliance-Frist
ExpiryEdge verfolgt DBS Checks, Right to Work, Schulungserneuerungen und jeden HR-Compliance-Termin - und sendet Erinnerungen, bevor jeder einzelne abläuft.
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