Auftragnehmer-Compliance
Der Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass alle Auftragnehmenden, Zeitarbeitskräfte und befristet Beschäftigten dieselben Compliance-Anforderungen erfüllen wie festangestellte Mitarbeitende - einschließlich DBS Checks, Right to Work, beruflicher Registrierungen, Schulungen und Versicherungen.
Kurzübersicht
Was ist Auftragnehmer-Compliance?
Auftragnehmer-Compliance umfasst alle Prüfungen und Nachweise, die erforderlich sind, um zu bestätigen, dass Auftragnehmende, Freelancerinnen und Freelancer, Zeitarbeitskräfte und Selbstständige, die für Ihre Organisation tätig sind, die relevanten gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und internen Anforderungen erfüllen. Viele Organisationen gehen davon aus, dass die Compliance-Verantwortung bei der Vermittlungsagentur oder den Auftragnehmenden selbst liegt - das ist häufig falsch.
Gilt eine Organisation als „End Client" im Sinne von IR35 oder hat sie operative Kontrolle über die Arbeit, entsprechen die Compliance-Pflichten häufig denen für festangestellte Mitarbeitende: Right-to-Work-Prüfungen, DBS Checks (bei regulierten Rollen), Verifizierung beruflicher Registrierungen und relevante Schulungen. Die Agentur der Auftragnehmenden führt manche dieser Prüfungen mitunter durch, doch der End Client bleibt dafür verantwortlich, dies zu überprüfen.
Die Compliance-Landschaft bei Auftragnehmenden ist komplex, da unterschiedliche Beschäftigungsformen (PAYE-Agentur, Limited Company, Statement of Work) unterschiedliche Pflichten mit sich bringen. Rechtsberatung, die auf das jeweilige Beschäftigungsmodell zugeschnitten ist, ist wichtig.
Was passiert bei Versäumnis?
Nicht-konforme Auftragnehmende setzen die End-Client-Organisation denselben Risiken aus wie nicht-konforme festangestellte Mitarbeitende - plus zusätzlichen, für Auftragsverhältnisse typischen Risiken: Strafen im Rahmen einer falschen IR35-Statusfeststellung, Haftungslücken, wenn die Versicherung der Auftragnehmenden ihre Tätigkeit nicht abdeckt, sowie Schutzverstöße, wenn DBS Checks fälschlich als von der Agentur erledigt angenommen wurden. Prominente Auftragnehmer-Compliance-Verstöße bei NHS-Trusts und Pflegeheimgruppen haben zu Serious Case Reviews und behördlicher Strafverfolgung geführt.
Wie Unternehmen dies nachverfolgen & steuern
Auftragnehmer-Compliance wird in der Regel durch eine Kombination aus vertraglichen Prüfvereinbarungen mit der Agentur (vertragliche Anforderungen an die Agentur) und direkter Verifizierung durch das HR- oder Compliance-Team des Auftraggebers gesteuert. Bei hohem Auftragnehmeraufkommen erfasst Compliance-Software die einzelnen Zertifizierungen, DBS Checks, Right-to-Work-Dokumente und Schulungen jeder auftragnehmenden Person - mit automatisierten Erinnerungen, bevor ein Nachweis abläuft, unabhängig davon, ob die Person vor Ort oder remote tätig ist.
Verlängerungen für Auftragnehmer-Compliance nicht länger in Tabellen verfolgen
ExpiryEdge sendet automatisierte Erinnerungen, bevor jede Auftragnehmer-Compliance-Verlängerung fällig wird - für jede Mitarbeiterin, jeden Mitarbeiter, jeden Auftragnehmenden und jede ehrenamtliche Kraft, einzeln. Einmal einrichten, dauerhaft compliant bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Beide tragen Verantwortung, doch die Aufteilung hängt von der vertraglichen Gestaltung ab. Für Right to Work ist der Employer of Record verantwortlich (bei PAYE-Zeitarbeit meist die Agentur). Für Prüfungen bei regulierter Tätigkeit (DBS, berufliche Registrierung) trägt der End Client eine Sorgfaltspflicht, die sich nicht vollständig delegieren lässt. Bewährte Praxis ist, dass der End Client die Agentur vertraglich zur Durchführung bestimmter Prüfungen verpflichtet UND eine unabhängige Verifizierung vornimmt.
Wenn die auftragnehmende Person eine regulierte Tätigkeit ausübt (Arbeit mit Kindern, schutzbedürftigen Erwachsenen oder in bestimmten regulierten Rollen), ja - ein DBS Check ist unabhängig vom Beschäftigungstyp erforderlich. Der Test für regulierte Tätigkeit bezieht sich auf die Tätigkeit selbst, nicht auf das Beschäftigungsverhältnis.
Am häufigsten wird die Right-to-Work-Nachprüfung versäumt. Eine Agentur prüft das Arbeitsrecht möglicherweise zu Beginn des Einsatzes, verpasst aber, den Ablauf eines befristeten Aufenthaltsrechts während des laufenden Vertrags nachzuverfolgen. Der End Client bemerkt dies oft erst bei einem Audit oder einer Home-Office-Kontrolle.
Verwandte Begriffe
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