Certificates of Insurance tracken: Der komplette Leitfaden 2026

Ein Certificate of Insurance (COI) ist ein einseitiges Dokument von Makler oder Versicherer, das belegt, dass ein Unternehmen aktuell versichert ist. Es listet den Versicherungsnehmer, den Versicherer, die Policennummern, Beginn- und Enddatum sowie die Deckungssummen je Sparte auf (General Liability, Kfz, Workers' Comp, Umbrella). Das Standardformular heißt ACORD 25. Das COI ist lediglich ein Nachweis - es ist nicht die Police selbst und weitet keinen Versicherungsschutz auf Sie aus. Bindend sind die tatsächliche Police und ihre Endorsements.

Ein Certificate of Insurance zeigt lediglich, dass der Dienstleister versichert ist. Der Additional-Insured-Status weitet diesen Schutz tatsächlich auf Ihr Unternehmen aus, falls etwas schiefgeht. Im Beschreibungsfeld des Zertifikats kann zwar „additional insured" stehen - der eigentliche Schutz entsteht aber erst durch ein Policen-Endorsement. Bei General Liability ist das meist CG 20 10 (laufende Arbeiten) oder CG 20 37 (abgeschlossene Arbeiten), bei Kfz CA 20 48. Sauberes COI-Tracking erfasst sowohl das Zertifikat als auch das Endorsement.

Übliche Mindestwerte für Dienstleister mit niedrigem bis mittlerem Risiko: General Liability 1 Mio. USD je Schadensfall / 2 Mio. USD Aggregate; Kfz-Haftpflicht 1 Mio. USD Combined Single Limit; Workers' Comp gemäß gesetzlicher Vorgabe mit 500.000 USD Employer's Liability; Umbrella 1 bis 5 Mio. USD je nach Vertragsvolumen. Risikoreichere Arbeiten (Bau, Höhenarbeiten, Heißarbeiten) erfordern meist 2 Mio. USD General Liability, 5 Mio. USD Umbrella und projektspezifische Endorsements. Verlangen Sie immer, dass die Police des Dienstleisters primary and non-contributory zu Ihrer eigenen ist.

ACORD 25 ist das in den USA standardisierte Formular für das Certificate of Liability Insurance. ACORD (Association for Cooperative Operations Research and Development) pflegt die Vorlage, die Versicherer und Makler zur Ausstellung von Zertifikaten nutzen. Das Formular hat feste Abschnitte für Makler, Versicherungsnehmer, Versicherer, Deckungsarten und -summen sowie ein Feld zur Beschreibung der Tätigkeit. ACORD 25 ist das Standardformular, das gemeint ist, wenn jemand „schicken Sie mir ein COI" sagt.

COIs sollten bei jeder Policenverlängerung neu eingeholt werden - in der Regel jährlich oder immer dann, wenn der Dienstleister den Versicherer wechselt. Bewährt hat sich, die Verlängerung bereits 60 Tage vor Ablauf anzustoßen. Wechselt ein Dienstleister mitten in der Laufzeit den Versicherer, fordern Sie sofort ein aktualisiertes Zertifikat an. Kündigt ein Dienstleister die Deckung (selten, aber möglich), sollten Sie umgehend informiert werden - deshalb verlangen die meisten Rahmenverträge eine 30-tägige Kündigungsfrist, und manche Auftraggeber nutzen Plattformen wie Certificial, die sich an die Systeme der Makler anbinden und den Policenstatus live anzeigen.

Das sind standardisierte ISO-Endorsements für General Liability, die einen Dritten als Additional Insured aufnehmen. CG 20 10 deckt „laufende Arbeiten" ab - Personen- oder Sachschäden, die während der Ausführung entstehen. CG 20 37 deckt „abgeschlossene Arbeiten" ab - Schäden, die erst nach Fertigstellung auftreten. Rahmenverträge verlangen meist beide: das eine für das laufende Projekt, das andere für die Jahre danach, wenn versteckte Mängel auftreten können. Fordern Sie beide Formen an, sobald die Arbeit ein Nachlaufrisiko birgt.

Nein - und das ist der teuerste Fehler, den Property Manager und Generalunternehmer machen. Ein COI ist eine Momentaufnahme. Deckungen können auslaufen, Versicherer herabgestuft werden, Summen sinken und Endorsements entfernt werden. Ein im Januar ausgestelltes Zertifikat sagt nichts über die Realität im April aus. Nur aktives Tracking mit Verlängerungserinnerungen, Erkennung von Änderungen während der Laufzeit und laufender Validierung hält das Risiko dort, wo es hingehört.

„Primary and non-contributory" ist eine Vertragsklausel, die vorschreibt, dass die Versicherung des Dienstleisters im Schadensfall zuerst eintritt - vor jeder eigenen Versicherung. Ohne diese Klausel könnten sich Ihre Police und die des Dienstleisters den Schaden anteilig teilen, was den Zweck des Risikotransfers unterläuft. Die Klausel gehört sowohl in den Vertrag selbst als auch als Endorsement in die Police des Dienstleisters. Verlangen Sie immer beides.

Drei Ebenen. Erstens: Verlangen Sie vertraglich eine 30-tägige schriftliche Kündigungsfrist im Rahmenvertrag und auf dem Zertifikat. Zweitens: Erfassen und dokumentieren Sie den Maklerkontakt des Dienstleisters - der Makler, nicht der Dienstleister, ist die Quelle für Kündigungsmitteilungen. Drittens: Nutzen Sie bei risikoreicheren Dienstleistern eine Plattform, die sich an Maklerverwaltungssysteme anbindet (Certificial, MyCOI, die Broker-Integrationen von ExpiryEdge), um den Policenstatus in Echtzeit zu erhalten, statt sich darauf zu verlassen, dass Dienstleister oder Makler daran denken.

Mindestens 5 Jahre nach Projektabschluss, bei risikoreichen Arbeiten länger. Spätschäden - besonders im Rahmen der Deckung für abgeschlossene Arbeiten - können 3 bis 10 Jahre nach Projektende auftreten. Das Zertifikat dokumentiert die Deckung, die während der Arbeiten bestand - genau darauf stützt sich Ihre Verteidigung, falls Jahre später ein Schaden auftaucht. ExpiryEdge bewahrt alle Zertifikate unbegrenzt mit zeitgestempeltem Prüfpfad auf, sodass die Aufbewahrungsdauer nie zum Engpass wird.