Ein nicht versicherter Auftragnehmer auf Ihrem Gelände ist nicht sein Problem. Es ist Ihres.
Der Versicherungsnachweis (COI), den er bei der Aufnahme eingereicht hat, lief bereits im Januar ab. Niemand hat es bemerkt, weil die Tabelle zur Nachverfolgung der Auftragnehmer-Versicherungen zuletzt im Oktober aktualisiert wurde. Im April passiert ein Vorfall. ExpiryEdge sorgt dafür, dass dieses Szenario nie eintritt.
Wie die Haftungslücke entsteht
Das Szenario läuft immer nach demselben Muster ab. Die Versicherung eines Auftragnehmers wurde zu einem leicht abweichenden Zeitpunkt mit neuer Policennummer verlängert. Niemand hat die Tabelle aktualisiert. So sah der Ablauf aus:
Auftragnehmer wird aufgenommen. Versicherungsnachweis eingereicht und abgelegt. Tabelle aktualisiert.
Die Betriebshaftpflicht des Auftragnehmers läuft ab. Niemand bemerkt es.
Der Auftragnehmer verlängert mit neuer Policennummer - informiert Sie aber nicht. Tabelle wird nicht aktualisiert.
Vorfall auf dem Gelände. Ihr Versicherer verlangt den Nachweis, dass der Auftragnehmer gültig versichert war.
Sie können ihn nicht vorlegen. Der abgelaufene Versicherungsnachweis ist Ihre Haftung, nicht seine.
Mit ExpiryEdge sieht der Ablauf anders aus.
Bei 90 Tagen vor Ablauf erhält der Auftragnehmer eine automatische Verlängerungserinnerung. Bei 60 Tagen wird Ihr Einkaufsteam benachrichtigt. Bei 30 Tagen eskaliert es an Ihre Compliance-Verantwortlichen, falls kein aktualisierter Versicherungsnachweis hochgeladen wurde. Der Vorfall im April passiert nie - weil die Deckungslücke gar nicht erst entstehen konnte.
Vollständiges Compliance-Management für Auftragnehmer
Von der COI-Nachverfolgung bis zur Prüfpfad-Software - alles, was Sie für das Compliance-Management Ihrer Auftragnehmer auf einer Plattform brauchen.
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Versicherungsnachweis-Tracking pro Auftragnehmer
Speichern Sie jeden Versicherungsnachweis (COI) Ihrer Auftragnehmer - Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Arbeitgeberhaftpflicht, gesetzliche Unfallversicherung, Produkthaftpflicht - mit Policenlaufzeit, Deckungssumme und ausstellendem Versicherer. Automatische Benachrichtigung, bevor eine Police abläuft.
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Qualifikationen der Auftragnehmer über die Versicherung hinaus
Erfassen Sie alles, was ein Auftragnehmer für die Compliance braucht: Gewerbeerlaubnisse, Sicherheitszertifikate, Führungszeugnisse, Bediener-Berechtigungen für Geräte, Gas-Sicherheitszulassungen, Elektro-Kompetenznachweise. Ein Nachweis pro Auftragnehmer.
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Compliance-Freigabe vor Auftragsvergabe
Bevor ein Auftragnehmer eingesetzt wird, zeigt ExpiryEdge dessen aktuellen Compliance-Status. Jede abgelaufene Versicherung oder jeder abgelaufene Nachweis wird sofort markiert - sodass nicht konforme Auftragnehmer nie versehentlich eingesetzt werden.
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Prüfpfad, der sich von selbst aufbaut
Jedes hochgeladene Dokument, jede versendete Erinnerung, jede Statusänderung, jede erteilte Freigabe - alles wird automatisch mit Zeitstempel und Benutzerzuordnung protokolliert. Der Prüfpfad ist unveränderlich und erfordert keine Pflege.
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Automatische Erinnerungen zur Versicherungsverlängerung
Mehrstufige Benachrichtigungen 90, 60, 30 und 14 Tage vor Ablauf der Auftragnehmer-Versicherung. Erinnerungen gehen an die benannte Kontaktperson des Auftragnehmers, Ihr internes Einkaufs- oder Compliance-Team und weitere Beteiligte - per E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams.
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Compliance-Berichte für Auftragnehmer, wann immer Sie sie brauchen
Erstellen Sie einen Compliance-Statusbericht über Ihre gesamte Auftragnehmer- und Lieferantenbasis - gefiltert nach Versicherungsart, Ablauffenster, Gewerbekategorie oder Standort. Exportieren Sie ihn für die Rechtsabteilung, Sorgfaltsprüfungen von Kund:innen oder jährliche Lieferantenaudits.
Auftragnehmer-Dokumente, die ExpiryEdge erfasst
Wer das Risiko trägt, wenn ein Auftragnehmer nicht versichert ist
Leitung Facility Management / Betrieb
Verantwortlich für alles, was auf dem Gelände passiert - auch für das, was Auftragnehmer dort tun. Muss jederzeit wissen, dass jeder auf dem Gelände tätige Auftragnehmer gültig versichert ist und die erforderlichen Nachweise besitzt.
Einkaufsleitung
Nimmt Dutzende Auftragnehmer und Lieferanten auf und betreut die Beziehung zu ihnen. Braucht ein System, das die Compliance-Dokumentation für die gesamte Lieferantenbasis erfasst, automatisch Verlängerungserinnerungen versendet und für jeden Lieferanten einen klaren Compliance-Nachweis liefert.
Risiko- und Compliance-Verantwortliche(r)
Verantwortlich für das Haftungsrisiko der Organisation durch externe Auftragnehmer. Braucht einen dokumentierten Nachweis, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde - dass die Versicherung der Auftragnehmer geprüft wurde und Nachweise zum Zeitpunkt des Einsatzes aktuell waren.
Fragen zum Compliance-Management für Auftragnehmer
ExpiryEdge erfasst jedes Auftragnehmer-Dokument mit Ablauf- oder Prüfdatum: Versicherungsnachweise (alle Arten), Gewerbeerlaubnisse, Gas-Sicherheitszulassungen, Elektro-Kompetenznachweise, CSCS-Ausweise, PASMA-Qualifikationen, IPAF-Zertifizierungen, Führungszeugnis-Verlängerungen, Geräteprüfberichte und jeden branchenspezifischen Nachweis, den Ihr Unternehmen verlangt. Die Dokumentkategorien legen Sie selbst fest - es gibt keine feste Vorgabeliste.
Das passiert gar nicht erst - denn mehrstufige Erinnerungen werden lange vor jedem Policenablauf versendet, und das System markiert abgelaufene Versicherungen, bevor ein Auftrag vergeben wird. Falls Sie sich aber fragen, was der Prüfpfad im schlimmsten Fall zeigt: jede versendete Erinnerung, jede zugestellte Benachrichtigung, jedes hochgeladene oder fehlende Dokument und jede Statusänderung wird protokolliert. Der Nachweis zeigt genau, was Ihr Team getan hat und wann.
Auftragnehmer erhalten eine automatische Benachrichtigung, wenn ihre Versicherung oder ihr Nachweis zur Verlängerung ansteht. Die Benachrichtigung enthält einen direkten Link zum Hochladen des aktualisierten Dokuments. Ihr Team erhält eine Benachrichtigung, sobald ein neues Dokument eingereicht wird, prüft es und gibt es frei - oder markiert es, wenn die Deckung nicht ausreicht. Der Prozess erfordert kein manuelles Nachfassen von Ihrer Seite.
ExpiryEdge skaliert, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen. Fügen Sie Auftragnehmer für die Ersteinrichtung per CSV-Import hinzu. Weisen Sie Compliance-Kategorien - Versicherungsarten, Nachweispflichten - pro Auftragnehmer oder Auftragnehmertyp zu. Das System übernimmt Erinnerungen und Status-Tracking für jeden Auftragnehmer in der Datenbank, ohne manuellen Aufwand pro Auftragnehmer.
Ja. Der Prüfpfad protokolliert jede Aktion mit Zeitstempel und Benutzerzuordnung - Dokument-Uploads, Statusänderungen, Freigaben und versendete Benachrichtigungen. Er ist zeitgestempelt und kann nachträglich nicht bearbeitet werden. Das schafft belastbare Nachweise dafür, dass Ihre Organisation die Sorgfaltspflicht erfüllt hat: dass die Versicherung geprüft wurde, Nachweise nachverfolgt wurden und ein Prozess bestand, um Lücken vor einem Vorfall zu erkennen.
Der Auftragnehmer, dessen Versicherung unbemerkt ablief, ist genau der, der vor Ort ist, wenn etwas schiefgeht.
Lassen Sie ExpiryEdge dafür sorgen, dass das nie passiert.
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