Team erstellen und Mitglieder zuweisen

Gruppieren Sie Benutzer in Teams, damit Fristen teambezogen zugewiesen und nachverfolgt werden können - inklusive Vertretungsregeln.

Was ist das
Ein Team fasst Benutzer zusammen (z. B. nach Abteilung: „Facilities", „Legal", „HR"), damit Fristen nicht nur einzelnen Personen, sondern auf Team-Ebene zugewiesen und ausgewertet werden können. Backup Rules legen für einen bestimmten Expiry Type eine Vertretung fest, falls der oder die primäre Verantwortliche nicht verfügbar ist - so gerät nichts ins Stocken, wenn jemand ausfällt.
Wann und warum nutzen
  • Nutzen Sie Teams, sobald Sie mehr als eine Handvoll Personen haben, damit Verantwortlichkeit und Auswertung nach Abteilung statt pro Einzelperson skalieren.
  • Richten Sie Backup Rules für kritische Expiry Types ein (z. B. Sicherheitszertifizierungen), damit der Urlaub einer einzelnen Person nie zum Ausfallrisiko für eine Compliance-Frist wird.
Schritte
  • Gehen Sie in der Seitenleiste zu Teams (nur Admin/Editor).
  • Geben Sie im Tab Teams einen Namen ein und klicken Sie auf Create Team.
  • Wählen Sie das Team im Dropdown aus und nutzen Sie Add Member, um bestehende Benutzer hinzuzufügen (entfernen Sie ein Mitglied über das X neben seiner Zeile).
  • Benennen Sie ein Team über das Stift-Symbol um oder löschen Sie es (nur möglich, wenn ihm keine Fristen zugewiesen sind).
  • Nutzen Sie den Tab Availability, um zu sehen, wer verfügbar ist, und Backup Rules, um für einen bestimmten Expiry Type eine Vertretung festzulegen, falls der oder die primäre Verantwortliche nicht verfügbar ist.
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