Irgendjemand in Ihrem Team hat gerade eine Zertifizierung, die bald abläuft. Sie wissen wahrscheinlich nicht, welche.
Die meisten Teams merken es auf zwei Arten: Ein Mitarbeiter erscheint ohne gültige Erste-Hilfe-Bescheinigung auf der Baustelle, oder ein Auditor deckt es bei einer Prüfung auf. Beides ist denkbar ungünstig. ExpiryEdge behält jede Zertifizierung jedes Mitarbeiters im Blick und verschickt die Erinnerungen automatisch - damit das Problem auffällt, bevor es eines wird.
Kostenlos starten90 Tage
Vorlauf - bevor eine Zertifizierung abläuft
< 1 Min.
um jedes Prüfdokument abzurufen
100 %
Überblick über das gesamte Team
0
Erinnerungsmails, die Ihr Team noch selbst schreiben muss
Was ist Zertifizierungstracking für Mitarbeiter?
Zertifizierungstracking bedeutet: Sie wissen jederzeit, welche Qualifikationen Ihre Belegschaft hat, welche demnächst zur Erneuerung anstehen und welche bereits abgelaufen sind. Das gilt für Erste-Hilfe-Bescheinigungen, Lebensmittelhygiene-Nachweise, OSHA-Qualifikationen, Fahrertauglichkeitsuntersuchungen, DBS-Checks, Gewerbelizenzen und jeden anderen Nachweis mit einem Ablaufdatum.
Manuell bedeutet das: eine Excel-Tabelle und jemand, der daran denkt, sie zu prüfen. Mit einem echten Zertifizierungstracker bedeutet es: automatisierte Erinnerungen, ein Live-Dashboard mit dem Compliance-Status des gesamten Teams und ein zeitgestempelter Prüfpfad, der sich von selbst aufbaut.
Der Unterschied zeigt sich vor allem, wenn etwas schiefgeht. Eine Excel-Tabelle kann einem Auditor nicht belegen, dass Sie den Prozess aktiv gesteuert haben. ExpiryEdge kann das.
Funktioniert für jede Art von Zertifizierung
Keine feste Liste. Legen Sie die Kategorien an, die Ihr Unternehmen tatsächlich braucht.
Das leistet ExpiryEdge konkret
Das bekommen Sie, wenn Sie die Verwaltung von Mitarbeiterzertifizierungen aus der Excel-Tabelle holen.
Jede Zertifizierung auf einen Blick
Öffnen Sie das Dashboard und sehen Sie den Status jeder Zertifizierung im Team - wer aktuell ist, wer in den nächsten 90 Tagen ausläuft, wer bereits abgelaufen ist. Filtern Sie nach Abteilung, Standort oder Zertifizierungsart. Das Dashboard aktualisiert sich selbst - Sie müssen nichts tun.
Erinnerungen laufen automatisch
Legen Sie Ihren Erinnerungsplan einmal fest - etwa 90, 60, 30 und 7 Tage vor Ablauf. Ab dann verschickt ExpiryEdge die Erinnerungen automatisch, an den Mitarbeiter, an die Führungskraft oder an beide. Per E-Mail, SMS, WhatsApp, Slack oder Teams - dort, wo die Nachricht auch wirklich gelesen wird.
Jede benötigte Zertifizierungsart erfassen
Erste Hilfe, Lebensmittelhygiene, OSHA, Fahrertauglichkeit, DBS-Checks, Gewerbelizenzen - Sie sind an keine feste Liste gebunden. Legen Sie die Zertifizierungskategorien an, die Ihr Unternehmen tatsächlich nutzt, jede mit eigenem Ablaufdatum, Vorlaufzeit und Erinnerungsplan.
Mitarbeitern eine klare Erneuerungs-Checkliste geben
Läuft eine Zertifizierung bald ab, bekommt der Mitarbeiter mehr als nur eine Erinnerung - er bekommt eine Checkliste. Kurs buchen. Neue Bescheinigung hochladen. Freigabe der Führungskraft einholen. Jeder Schritt wird erfasst, sodass Sie den Stand kennen, ohne nachfragen zu müssen.
Zertifikate mit vollständiger Historie speichern
Laden Sie das Zertifikat direkt zur Personalakte hoch. Bei einer Erneuerung kommt die neue Version dazu, die alte bleibt erhalten. Fragt ein Auditor in sechs Monaten, welche Zertifizierung jemand an einem bestimmten Datum hatte, zeigen Sie es in unter einer Minute.
Compliance-Reports in Sekunden statt Stunden
Sie brauchen einen Report, wer an drei Standorten eine gültige Erste-Hilfe-Bescheinigung hat? Oder welche DBS-Checks in den nächsten 30 Tagen fällig werden? In Sekunden erstellt. Export als PDF oder CSV. Keine Excel-Formeln, kein manuelles Zusammentragen, kein Hinterhertelefonieren.
So funktioniert's
Einmal einrichten. Danach läuft es von allein.
Team und Zertifizierungen anlegen
Erfassen Sie für jede Person die Zertifizierungen mit Ablaufdatum und gewünschter Vorlaufzeit vor der Erneuerung. Hängen Sie die vorhandenen Zertifikate an. Bei einem großen Team importieren Sie einfach alles per CSV - fertig in ein paar Stunden.
Erinnerungen gehen raus. Menschen handeln.
Zu den festgelegten Intervallen verschickt ExpiryEdge an jede Person die Details - welche Zertifizierung, wann sie abläuft, was zu tun ist. Auf Wunsch geht eine Kopie an die Führungskraft. Sie müssen nicht nachhaken oder prüfen, ob die Nachricht angekommen ist.
Erneuerungen werden protokolliert. Ihr Prüfpfad wächst.
Bei jeder Erneuerung landet das neue Zertifikat in der Akte, und das Dashboard aktualisiert sich. Fragt ein Auditor irgendwann nach Ihren Compliance-Nachweisen, liegen die Belege schon bereit - ohne dass Sie dafür extra etwas tun mussten.
Für wen es gemacht ist
Operations Manager
Sie sorgen dafür, dass jeder auf der Baustelle oder im Betrieb mit gültigen Zertifizierungen arbeitet. Aktuell schauen Sie wahrscheinlich in eine Excel-Tabelle, wenn Sie daran denken - oder merken erst, dass etwas abgelaufen ist, wenn es zu spät ist. ExpiryEdge gibt Ihnen einen Live-Überblick über das gesamte Team, ganz ohne wöchentliche manuelle Kontrolle.
HR Manager
Sie verwalten Pflichtschulungen, berufliche Qualifikationen und DBS-Erneuerungen für eine große, sich ständig verändernde Belegschaft. Mitarbeiter kommen und gehen. Zertifizierungen laufen mitten im Jahr ab. ExpiryEdge hält mit allem Schritt - Erinnerungen gehen direkt an Mitarbeiter und Führungskräfte, und die Akten bleiben auch nach einem Austritt vollständig erhalten.
Compliance Lead
Fragt ein Auditor, ob Ihr Team vor sechs Monaten gültige Zertifizierungen hatte, müssen Sie das belegen können - nicht nur den heutigen Stand, sondern den Stand zu jedem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit. ExpiryEdge speichert jede Version jedes Zertifikats und protokolliert jede Aktion mit Zeitstempel, sodass die Antwort immer griffbereit ist.
Häufige Fragen
Das wollen die meisten wissen, bevor sie von der Excel-Tabelle umsteigen.
Jede Zertifizierung mit einem Ablaufdatum. Erste Hilfe, Lebensmittelhygiene, OSHA-Qualifikationen, Fahrertauglichkeit, CPC-Ausweise, SIA-Lizenzen, Gabelstapler-Zertifikate, COSHH-Schulungen, DBS-Checks, Mitgliedschaften in Berufsverbänden, NPI-Nummern - und was Ihre Branche sonst noch verlangt. Es gibt keine feste Liste von Kategorien. Sie legen die Kategorien an, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Eine Excel-Tabelle funktioniert nur, wenn sie jemand kontrolliert. Sie verschickt keine Erinnerungen, speichert keine Dokumente und baut keinen Nachweis darüber auf, was passiert ist. Läuft eine Zertifizierung ab und ein Auditor fragt, welche Schritte Sie unternommen haben, liefert die Tabelle nichts. ExpiryEdge verschickt die Erinnerungen unabhängig davon, ob in dieser Woche jemand reingeschaut hat - und protokolliert jeden Schritt automatisch.
Ja. Erinnerungen gehen per SMS und WhatsApp ebenso wie per E-Mail, Slack und Teams. Außendienst- und Remote-Mitarbeiter erhalten die Benachrichtigung, wo auch immer sie gerade sind. Für SMS oder WhatsApp muss keine App installiert werden. Führungskräfte können dieselben Erinnerungen oder separate Eskalationsmeldungen erhalten - Sie legen fest, wer was bekommt.
Die Zertifizierungshistorie des ehemaligen Mitarbeiters bleibt für Audit-Zwecke erhalten - sie geht nicht verloren. Die Zertifizierungen der neuen Person werden separat angelegt. Während der Übergabe können Sie die Verantwortung für Erneuerungen an eine Führungskraft oder Compliance-Verantwortliche übertragen, sodass in der Einarbeitungsphase nichts unbemerkt durchrutscht.
Die meisten Teams sind innerhalb eines Tages startklar. Mitarbeiter anlegen, Zertifizierungen und Ablaufdaten eintragen, festlegen, wer wann erinnert wird - den Rest übernimmt ExpiryEdge. Bei einer großen Belegschaft reduziert der CSV-Import den Erfassungsaufwand erheblich.
Die Zertifizierung, die unbemerkt abläuft, ist die, die zum Problem wird.
Verfolgen Sie die Zertifizierungen Ihres Teams kostenlos. Keine Kreditkarte, keine Vertragsbindung.
Kostenlos loslegen